Microsoft Access 2025 完整教程

第一部分：Access 简介与核心概念

在开始操作之前，我们需要理解 Access 是什么,以及它的一些基本术语。

什么是 Microsoft Access？ Access 是一个关系型数据库管理系统，它不仅能存储数据，还能帮助你轻松地管理和分析这些数据，你可以把它想象成一个功能极其强大的“超级电子表格”，但它更擅长处理海量、结构复杂且相互关联的数据。

Access 的六大核心对象（组成部分） 一个 Access 数据库文件（扩展名 .accdb）包含以下六个对象，它们协同工作,构成了一个完整的数据库应用。

• 表: 数据的仓库，这是数据库的基础，用于存储所有数据，每个表都由行（记录）和列（字段）组成。“学生表”包含学号、姓名、班级等字段。
• 查询: 数据的筛选器，你可以通过查询从一个或多个表中提取、筛选、排序和计算数据，而不需要改变表中的原始数据，创建一个“查询”来找出所有“计算机科学”专业的学生。
• 窗体: 数据的交互界面，窗体是用户与数据库交互的桥梁，它提供了一个友好、直观的界面，用于数据的输入、编辑和显示,避免了直接操作表格的复杂性。
• 报表: 数据的打印输出，报表用于将数据以格式化的、美观的方式呈现出来，专门用于打印或导出，生成“学生成绩单”或“年度销售报告”。
• 宏: 自动化任务的工具，宏是一系列操作的集合，可以自动执行重复性任务，如打开窗体、运行查询、发送邮件等,无需编写代码。
• 模块: 高级编程工具，模块是使用 VBA (Visual Basic for Applications) 语言编写的程序代码，用于实现宏无法完成的复杂逻辑和功能,适合高级用户。

第二部分：创建第一个数据库（实战演练）

我们将通过一个“学生信息管理系统”的例子，一步步学习如何使用 Access。

步骤 1：创建新数据库

1. 打开 Microsoft Access 2025。
2. 选择“空白桌面数据库”。
3. 在右侧的“文件名”框中，输入你的数据库名称，学生信息管理.accdb”。
4. 点击“创建”按钮。

Access 会自动创建一个名为 Table1 的空白表，并进入“表格数据表视图”。

步骤 2：设计数据表（创建“学生表”） 数据表是数据库的基石，我们现在来创建一个“学生表”。

1. 切换到设计视图

   • 在顶部菜单栏中，点击“开始”选项卡。
   • 在“视图”组中，点击“视图”下拉箭头，然后选择“设计视图”。

2. 定义字段

   
   （图片来源网络，侵删）
   • 在下方的“字段名称”列中，输入你的字段名，如：学号, 姓名, 性别, 出生日期, 班级ID, 照片。
   • 在“数据类型”列中，为每个字段选择合适的数据类型：
     • 学号: 选择 短文本 (Short Text),因为学号是字母和数字的组合。
     • 姓名: 选择 短文本。
     • 性别: 选择 短文本。
     • 出生日期: 选择 日期/时间 (Date/Time)。
     • 班级ID: 选择 短文本 (用于关联另一个“班级表”)。
     • 照片: 选择 OLE 对象 (OLE Object),用于存储图片。
   • 设置主键: 学号 应该是唯一的，不能重复，右键单击 学号 字段的行首，选择“主键”,主键会在字段名前出现一个钥匙图标。

3. 保存表

   • 按下 Ctrl + S,或在快速访问工具栏中点击保存图标。
   • 输入表名：“学生表”，然后点击“确定”。

4. 输入数据

   • 切换回“数据表视图”（点击“开始”->“视图”->“数据表视图”）。
   • 现在你可以像在 Excel 中一样,逐行输入学生的信息了。

步骤 3：创建关联表（创建“班级表”） 一个学生属于一个班级，一个班级有多个学生，这是一对多的关系，我们需要一个“班级表”来存储班级信息。

1. 重复步骤 2，创建一个新表，命名为“班级表”。
2. 字段设计如下：
   • 班级ID (数据类型: 短文本) -> 设置为主键。
   • 班级名称 (数据类型: 短文本)。
   • 专业 (数据类型: 短文本)。
3. 切换到数据表视图，输入几个班级的数据，如：“CS01, 计算机科学, 软件工程”、“CS02, 计算机科学, 网络工程”。

步骤 4：建立表关系 我们需要将“学生表”和“班级表”关联起来。

1. 点击顶部菜单栏的“数据库工具”选项卡。
2. 在“关系”组中，点击“关系”按钮。
3. 在“显示表”对话框中，选中“学生表”和“班级表”，然后点击“添加”。
4. 关闭“显示表”对话框。
5. 从“班级表”列表中，将 班级ID 字段拖拽到“学生表”的 班级ID 字段上。
6. 在弹出的“编辑关系”对话框中，确保“实施参照完整性”被勾选，这个选项可以确保不会出现无效的班级ID（即学生不能关联到一个不存在的班级）。
7. 点击“创建”。
8. 你会看到两个表之间出现了一条连接线，表示一对多关系，关闭“关系”窗口,保存布局。

第三部分：使用查询提取数据

查询是分析数据的核心，我们来创建一个查询，查找所有“计算机科学”专业的学生。

1. 在左侧导航窗格中，点击“创建”选项卡。
2. 在“查询”组中，点击“查询设计”。
3. 在“显示表”对话框中，添加“学生表”和“班级表”,然后关闭对话框。
4. 建立查询连接: Access 可能会自动连接两个表（通过 班级ID），如果没连,手动拖拽一下。
5. 选择字段: 从“学生表”和“班级表”的字段列表中，双击你希望在结果中看到的字段，如：姓名, 性别, 出生日期, 班级名称, 专业。
6. 设置条件: 在“班级名称”字段的“条件”行中，输入："计算机科学" (注意：文本需要用双引号括起来)。
7. 运行查询: 点击“设计”选项卡中的“运行”按钮（红色感叹号）。
8. 你将看到一个只包含“计算机科学”专业学生的数据表，这就是查询的结果，关闭查询窗口，系统会提示你保存，将其命名为“查询计算机科学专业学生”。

第四部分：使用窗体美化数据输入

直接在数据表视图中输入数据不够直观,我们创建一个窗体来方便地录入学生信息。

1. 在左侧导航窗格中，选中“学生表”。
2. 点击“创建”选项卡。
3. 在“窗体”组中，点击“窗体”按钮。
4. Access 会自动为你生成一个美观的、布局合理的窗体，并立即打开到“新记录”状态。
5. 你可以通过窗体顶部的导航按钮（箭头）在不同记录间切换。
6. 调整窗体: 切换到“布局视图”或“设计视图”，可以拖动字段、调整大小、添加标签等,使其更符合你的需求。
7. 保存窗体，命名为“输入学生信息”。

第五部分：使用报表打印数据

报表是生成最终文档（如打印成绩单）的最佳工具。

1. 在左侧导航窗格中，选中你之前创建的“查询计算机科学专业学生”。
2. 点击“创建”选项卡。
3. 在“报表”组中，点击“报表”按钮。
4. Access 会基于查询自动生成一个包含所有字段的报表，并进入“打印预览”视图。
5. 调整报表: 在“打印预览”视图下，顶部会出现“报表设计”选项卡，你可以在这里修改布局、添加标题、页眉页脚等。
6. 保存报表，命名为“计算机科学专业学生名单”。

第六部分：自动化与宏

假设我们希望点击一个按钮就能打开“输入学生信息”窗体。

1. 创建切换面板窗体:

   • 点击“创建”->“窗体设计”。
   • 在“窗体设计”选项卡中，点击“按钮”控件。
   • 在窗体上画一个按钮，会弹出“命令按钮向导”。
   • 在“类别”中选择“窗体操作”，在“操作”中选择“打开窗体”。
   • 点击“下一步”，选择要打开的窗体（如“输入学生信息”）。
   • 点击“下一步”，选择“文本”，并输入按钮文字，如“添加新学生”。
   • 点击“完成”。
   • 保存此窗体为“主菜单”。

2. 使用宏:

   • 在“主菜单”窗体的设计视图中,选中你刚创建的按钮。
   • 在“属性表”窗格（如果没出现，右键单击按钮选择“属性”）中，找到“事件”选项卡。
   • 点击“单击”事件后面的省略号 。
   • 在“选择生成器”对话框中，选择“宏生成器”，点击“确定”。
   • 在宏设计器中，从“操作”下拉列表中选择 OpenForm。
   • 在下方的参数中：
     • 窗体名称: 输入学生信息
     • 视图: 窗体
     • 窗口模式: 普通
   • 关闭宏设计器，保存宏（它会自动与按钮的单击事件关联）。
   • 运行“主菜单”窗体，点击“添加新学生”按钮,就会打开相应的窗体。

第七部分：Access 2025 的界面与常用技巧

• 功能区: 顶部的菜单选项卡,包含了所有命令。
• 导航窗格: 左侧的列表，用于管理所有数据库对象（表、查询等）,可以右键单击进行隐藏或更改视图。
• 快速访问工具栏: 窗口左上角的自定义工具栏,可放置常用命令。
• 隐藏字段: 在查询或窗体的设计视图中，将字段的“显示”复选框取消勾选,即可在结果中隐藏该字段。
• 排序与筛选: 在数据表视图中，右键单击字段标题,可以快速进行排序或筛选。
• 导入/导出: 通过“外部数据”选项卡，可以轻松地从 Excel、文本文件等导入数据,或将数据导出到这些格式。

学习资源推荐

1. 官方文档: Microsoft Office 官方网站提供了详细的帮助文档。
2. 在线视频教程:
   • Bilibili / YouTube: 搜索“Access 2025 教程”、“Access入门到精通”等关键词,有大量免费且优质的中文视频。
   • Udemy / Coursera: 国际知名的在线课程平台,有系统性的付费课程。
3. 书籍: 购买一本 Access 入门或进阶书籍,可以获得更系统的知识结构。

通过以上五个步骤，你已经掌握了 Access 2025 的核心工作流程：创建表 -> 建立关系 -> 查询数据 -> 窗体交互 -> 报表输出 -> 自动化，Access 是一个功能强大的工具，多加练习，你就能用它高效地管理各种复杂的数据,祝你学习顺利！