Microsoft Project 2025 完整教程
第一部分：入门基础
1 什么是 Microsoft Project？
Microsoft Project 是一款专业的项目管理软件，主要用于帮助项目经理、团队领导和规划人员：
- 规划项目：定义任务、分配资源、设定时间表和预算。
- 跟踪进度：监控项目实际进展与计划的差异。
- 管理资源：分配人员、设备和材料,并避免资源过度分配。
- 分析项目：生成报告和图表,以评估项目健康状况和风险。
它就像项目的“总司令部”，让您对整个项目有清晰、可视化的掌控。
2 界面初探
启动 Project 2025 后，您会看到熟悉的 Office 风格界面,熟悉以下几个关键区域至关重要：
- 功能区：位于顶部，包含所有命令选项卡（如“任务”、“资源”、“报告”等）,点击选项卡会显示一组相关命令。
- 视图栏：位于窗口右下角，用于快速切换不同的视图（如“甘特图”、“任务分配状况”、“资源工作表”等）。
- 图表区：屏幕的主要部分，默认显示“甘特图”，左侧是任务列表,右侧是时间线上的任务条。
- 状态栏：位于最下方，显示视图缩放滑块、显示比例等信息。
第二部分：创建第一个项目计划
1 创建新项目
- 启动 Project 2025。
- 选择 “文件” > “新建”。
- 在模板列表中，选择 “空白项目”，然后点击 “创建”。
2 设置项目信息
在开始输入任务前,最好先设置一些基本信息。
- 点击功能区中的 “项目” 选项卡。
- 在 “属性” 组中，点击 “项目信息”。
- 在弹出的对话框中，您可以设置：
- 开始日期：项目的预计开始日期，Project 会以此为基础排定任务。
- 日历：选择项目的工作日历（如标准工作日、24小时等）。
- 优先级：设置项目的重要性（0-1000，默认为500）。
3 创建任务列表
这是项目规划的核心，在左侧的 “任务名称” 列中,直接输入您的项目任务。
示例：一个“市场推广活动”项目
| 任务名称 |
|---|
| 项目启动 |
| 1 确定项目目标 |
| 2 组建项目团队 |
| 策划阶段 |
| 1 市场调研 |
| 2 制定推广策略 |
| 3 预算审批 |
| 执行阶段 |
| 1 设计宣传物料 |
| 2 媒体投放 |
| 3 线下活动执行 |
| 项目收尾 |
| 1 效果评估 |
| 2 项目总结报告 |
输入任务后的小技巧：
- 创建大纲结构（任务层级）：选中子任务（如“1.1 确定项目目标”），然后点击 “任务” 选项卡 > “日程” 组 > “降级” 按钮（或按
Alt + Shift + →），反之，用 “升级” 按钮（Alt + Shift + ←）。 - 任务摘要：父任务（如“1. 项目启动”）的工期、开始和结束日期会自动根据其子任务计算得出。
4 设置任务关系（链接任务）
任务之间通常有先后顺序，通过链接任务，Project 可以自动计算项目的关键路径。
- 按住
Ctrl键，选中需要链接的任务（先选“1.1 确定项目目标”，再选“1.2 组建项目团队”）。 - 点击 “任务” 选项卡 > “日程” 组 > “链接任务” 按钮（快捷键
Ctrl + F2）。 - 您会看到任务之间出现了连接线，表示它们是 “完成-开始” (FS) 关系，即“前一个任务完成后，下一个任务才能开始”。
其他任务关系类型：
- 开始-开始：两个任务同时开始。
- 完成-完成：两个任务同时完成。
- 开始-完成：一个任务开始后,另一个任务才能完成。
5 设置任务工期
在 “工期” 列中,为每个任务输入所需的时间。
- 输入格式：Project 支持多种格式，如
2d(2天)、3w(3周)、1mo(1个月)，默认单位是“工作日”。 - 里程碑：如果某个任务没有工期，仅代表一个重要节点（如“项目启动”），只需双击该任务，在 “高级” 选项卡中勾选 “标记为里程碑”,里程碑在甘特图上显示为一个菱形。
6 设置项目日历
默认情况下，Project 排除周末和节假日,您可以自定义非工作时间。
- 点击 “项目” 选项卡 > “更改工作时间”。
- 在 “例外日期” 选项卡中,您可以添加项目特定的假期或公司休息日。
第三部分：资源与成本管理
1 创建资源列表
资源是执行任务所需的人员、设备或材料。
- 点击视图栏中的 “资源工作表” 图标,切换到资源视图。
- 在 “资源名称” 列中输入资源名称。
- 在 “类型” 列中，选择是 “工时” (人员) 还是 “材料” (如水泥、钢材)。
- 在 “最大单位” 列中，设置该资源可投入的最大工作量（100% 表示全职人员，50% 表示半职）。
2 分配资源给任务
我们将资源分配给之前创建的任务。
- 切换回 “甘特图” 视图。
- 选中一个或多个任务（如“2.1 市场调研”）。
- 点击 “任务” 选项卡 > “资源分配” 组 > “分配资源”。
- 在弹出的对话框中，选择一个或多个资源（如“市场部-张三”），然后点击 “分配” > “确定”。
- 您会看到任务的 “资源名称” 列和 “工时” 列被自动填充。
3 查看和管理成本
Project 可以根据资源费率和任务工时自动计算成本。
- 点击 “视图” 选项卡 > “数据” 组 > “表格” > “成本”。
- 您会看到每个任务都有 “成本” 列,总成本会汇总到项目摘要任务中。
第四部分：跟踪与优化
1 保存基准
在项目开始前，保存一个“快照”,作为后续比较的基准。
- 确保您的项目计划已经完善（任务、资源、日期都已确定）。
- 点击 “项目” 选项卡 > “日程” 组 > “设置基准” > “设置基准”。
- 通常选择 “设置基准” 并点击 “确定” 即可，Project 会将当前计划保存为“基准计划”。
2 更新任务进度
项目进行中,需要定期更新实际进展。
- 在 “甘特图” 视图中,双击一个已完成的任务。
- 在 “更新任务” 对话框中：
- 在 “完成百分比” 中输入
100%。 - 或者，在 “实际工期” 中输入已花费的天数。
- 在 “完成百分比” 中输入
- 点击 “确定”。
您会看到该任务在甘特图上的颜色发生变化,表示已完成。
3 查看差异
要查看实际进度与计划的差距，可以使用“跟踪甘特图”。
- 点击视图栏中的 “跟踪甘特图” 图标。
- 您会看到：
- 深色任务条：代表当前计划。
- 浅色任务条：代表保存的基准计划。
- 连接线：显示了实际开始/结束日期与基准日期的差异。
4 资源过度分配
当分配给一个资源的总任务时间超过其可用时间时，就会出现“过度分配”,任务名称左侧会出现红色的人形图标。
解决方法：
- 点击 “视图” 选项卡 > “资源” 组 > “资源图表”。
- 在图表中,红色区域表示资源过度分配的时间段。
- 解决方案包括：
- 调配资源：点击 “资源” 选项卡 > “级别” 组 > “资源调配”，让 Project 自动调整任务时间。
- 手动调整：修改任务的开始日期或分配给其他资源。
第五部分：报告与可视化
1 使用报表功能
Project 内置了多种专业报表,方便您向管理层或客户汇报。
- 点击 “报告” 选项卡。
- 您会看到几个预设的报表组：
- “仪表板”：提供项目摘要、高级行状态等概览信息。
- “当前项目”：包含未开始任务、即将开始任务等详细报表。
- “成本”：分析项目成本。
- “进度”：跟踪项目进度。
- “工作量”：分析资源工时。
- 点击任意报表，Project 会生成一个新窗口展示报表内容，您可以直接打印或导出为 PDF。
2 导出和分享
- 导出为 PDF：点击 “文件” > “导出” > “创建 PDF/XPS 文档”。
- 导出为 Excel：点击 “文件” > “导出” > “创建 PDF/XPS 文档” 的下拉箭头 > “更改文件类型”，然后选择 *“Excel 工作簿 (.xlsx)”**。
- 保存为 Web 页：方便在浏览器中查看项目计划。
第六部分：学习资源与进阶
1 官方帮助文档
按 F1 键，或点击功能区右上角的 “帮助” (?) 图标，可以访问 Project 内置的帮助文档,这是最权威的信息来源。
2 视频教程
在 YouTube、Bilibili 等视频网站上搜索 “Microsoft Project 2025 Tutorial”，可以找到大量免费的视频教程,跟着操作学习效果更佳。
3 进阶主题
掌握基础后,您可以进一步学习：
- 关键路径法：识别影响项目总工期的关键任务链。
- 约束：为任务设置强制性的开始或完成日期（如“不得早于...”）。
- 项目组合管理：使用 Project Server/Project Online 管理多个项目。
这份教程涵盖了 Project 2025 从创建、规划到跟踪和报告的完整流程，Project 是一个强大的工具，但它的核心价值在于帮助您系统地思考和组织项目，多加练习，尝试创建一个自己的小项目计划，您很快就能熟练掌握它,祝您项目成功！
