Microsoft Project 2007 完整入门教程

第一部分：初识 Project 2007

什么是 Microsoft Project？

Microsoft Project 是一款专业的项目管理软件，主要用于帮助项目经理、团队负责人和规划人员制定计划、分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作负荷，它不是用来写文档或做演示的，而是专注于“项目”这个核心对象。

Project 2007 的核心概念（在开始前必须了解）

在打开软件之前,理解这几个基本概念至关重要，它们是整个项目计划的基石：

• 项目: 您要完成的一个临时性工作，它有明确的开始和结束日期。“开发一款新手机App”、“策划一场市场营销活动”。
• 任务: 构成项目的具体工作单元，任务有明确的起止时间，并且消耗资源（人力、设备、材料）。“需求分析”、“UI设计”、“前端开发”、“后端开发”、“测试”。
• 里程碑: 一个重要的时间节点，它本身不消耗时间或资源，只作为一个标志，用来标记项目中的关键点或阶段。“项目启动”、“设计完成”、“产品发布”。
• 资源: 用于完成任务的任何东西，可以分为两类：
  • 工时资源: 指人员或设备，他们按时间投入工作（程序员、设计师、会议室、服务器）。
  • 材料资源: 指项目消耗的消耗品（水泥、电缆、软件许可证）。
• 工期: 完成一个任务所需的总时间，Project 默认使用“工作日”，单位可以是天、小时、周等。
• 前置任务: 某个任务开始之前必须完成的另一个任务，这是定义任务之间逻辑关系（依赖关系）的关键。“测试”任务的前置任务必须是“开发”任务完成。

第二部分：创建您的第一个项目计划

步骤 1：启动并设置新项目

1. 打开 Microsoft Project 2007。
2. 在启动界面,选择 “新建”。
3. 在右侧的“新建项目”窗格中，点击 “空白项目”。
4. 设置项目的基本信息,点击菜单栏的 “项目” -> “项目信息”。
5. 在弹出的对话框中：
   • 开始日期: 输入项目的预计开始日期。
   • 日程排定方法: 选择“从项目开始日期”，这是最常用的方式。
   • 日历: 选择“标准”日历，代表标准的每周5天工作制，如果您的项目有特殊工作时间（如夜班），可以在这里设置或创建新日历。
   • 点击 “确定”。

步骤 2：创建任务列表

这是项目计划的核心,我们将在左侧的“任务名称”列中输入所有需要完成的工作。

1. 在左侧的“任务名称”列中，直接输入您的任务名称，按 Enter 键换行。
2. 示例项目：“策划公司年会”

步骤 3：设置任务工期

1. 在“工期”列中，为每个任务输入预估的天数或小时数。
2. 输入技巧：
   • 输入 5d 代表 5 个工作日。
   • 输入 2w 代表 2 个星期（10个工作日）。
   • 输入 40h 代表 40 个小时。
3. Project 会自动将输入的内容转换为默认的时间单位（如“工作日”）。

步骤 4：建立任务之间的逻辑关系（链接任务）

这是 Project 自动排程的关键，通过链接任务，Project 会根据您设定的规则自动计算任务的开始和结束时间。

1. 按住 Ctrl 键，用鼠标点击您想要链接的任务。注意：任务的顺序非常重要，通常是按时间先后顺序选择的。
   • 先选择“确定年会主题”，再按住 Ctrl 选择“制定预算方案”，最后选择“预订场地”。
2. 点击工具栏上的 “链接任务” 按钮（看起来像一个链条的图标）。
3. 重复此操作,链接其他相关的任务。
   • “设计邀请函” -> “制作宣传海报” -> “采购年会礼品” -> “邀请嘉宾”
   • “确定年会流程” -> “现场布置” -> “年会彩排” -> “正式举办年会”

观察结果： 链接后，您会看到任务之间出现了连接线，任务的“开始时间”和“完成时间”列被自动填充，总工期”也计算出来了（通常显示在甘特图顶部）。

第三部分：使用甘特图可视化计划

甘特图是 Project 最核心的视图，它以图形化的方式展示了任务的时间安排和依赖关系。

1. 默认情况下,您应该已经看到了甘特图，如果看不到，点击菜单栏的 “视图” -> “甘特图”。
2. 调整时间刻度：
   • 在甘特图上方的“时间刻度”区域，右键点击。
   • 选择 “时间刻度”。
   • 在弹出的对话框中,可以设置顶层和底层的时间单位（顶层显示“月”，底层显示“周”），让图表更清晰。
3. 查看关键路径：
   • 关键路径是决定项目总工期的任务序列,任何关键路径上的任务延迟，都会导致整个项目延迟。
   • 点击菜单栏的 “工具” -> “跟踪” -> “设置比较基准”（稍后会详细讲）。
   • 点击菜单栏的 “格式” -> “条形图样式”。
   • 在“条形图样式”对话框中，找到“关键”任务，并将其条形图的颜色设置为醒目的红色或其他颜色，然后点击“确定”，所有关键路径上的任务都会以红色显示。

第四部分：分配资源

任务本身只是“做什么”，而资源是“谁来做”或“用什么来做”。

步骤 1：建立资源列表

1. 点击菜单栏的 “视图” -> “资源工作表”。
2. 您会看到一个表格,在这里输入所有项目需要的资源。
3. 资源类型：
   • 工时资源: 在“类型”列选择“工时”。
   • 材料资源: 在“类型”列选择“材料”。

• 最大单位: 对于人员，通常填写 100%，表示他/她全职投入，如果有人是兼职，可以填写 50%。

步骤 2：为任务分配资源

1. 切换回 “甘特图” 视图。
2. 在左侧任务列表中,选中一个或多个需要分配资源的任务（“设计邀请函”）。
3. 点击菜单栏的 “工具” -> “分配资源”。
4. 在弹出的“分配资源”对话框中，从列表中选择一个或多个资源（选择“李设计师”）。
5. 点击 “分配” 按钮。
6. 您会看到“李设计师”被添加到了任务的“资源名称”列中。
7. 重复此过程,为其他任务分配资源，为“预订场地”分配“王助理”和“会场A”。

步骤 3：查看资源分配情况

1. 点击菜单栏的 “视图” -> “资源使用状况”。
2. 这个视图按资源分组,显示了每个资源在哪些任务上工作，以及预计投入的时间（工时），这有助于发现资源是否被过度分配（某个人在同一天被安排了超过100%的工作）。

第五部分：设置比较基准与跟踪进度

项目计划制定好后,就需要跟踪实际执行情况了，设置“比较基准”是第一步，它为后续的跟踪提供了一个“黄金标准”。

步骤 1：设置比较基准

1. 当您的项目计划已经非常完善,不再需要大的修改时，就可以设置比较基准了。
2. 点击菜单栏的 “工具” -> “跟踪” -> “设置比较基准”。
3. 在弹出的对话框中,确保选择的是 “完整项目”，然后点击 “确定”。
4. 重要提示： 比较基准一旦设置，通常就不要再轻易修改了，它是衡量项目变化的标尺。

步骤 2：更新任务进度

假设项目进行了一段时间,我们来更新一下进度。

1. 在“甘特图”视图中，找到已经完成的任务，确定年会主题”。
2. 在“完成百分比”列中，输入 100%。
3. 您会看到该任务的条形图会变成两部分：深色部分表示已完成，浅色部分表示剩余。
4. 对于正在进行中的任务,制定预算方案”，假设已经完成了50%，就在“完成百分比”列中输入 50%。
5. 输入实际数据： 如果您知道任务的实际开始日期或实际工期，也可以在相应的列中手动输入，Project 会根据这些数据自动计算进度。

步骤 3：查看项目差异

1. 点击菜单栏的 “视图” -> “跟踪甘特图”。
2. 这个视图会在您的主计划条形图下方,显示一条比较基准的条形图。
   • 如果实际进度条落后于比较基准条,说明项目延期了。
   • 如果实际进度条超前于比较基准条,说明项目进度提前了。
   • 如果任务条变红了,说明该任务的成本超出了预算（如果设置了成本）。

第六部分：打印与报告

步骤 1：设置页面

1. 点击菜单栏的 “文件” -> “页面设置”。
2. 在这里您可以设置：
   • 页面: 选择纸张方向（纵向/横向）。
   • 页边距: 调整打印边距。
   • 图例: 设置是否打印图例以及图例的位置。
   • 视图: 选择要打印的视图（如“甘特图”或“任务工作表”）。

步骤 2：打印预览

1. 点击工具栏上的 “打印预览” 按钮。
2. 在预览视图中,您可以看到打印出来的效果，可以缩放、调整页面等。
3. 确认无误后,点击 “打印” 按钮。

步骤 3：生成报告

Project 提供了多种内置的报告模板。

1. 点击菜单栏的 “报告”。
2. 您会看到几个分类：
   • 总览: 提供项目整体情况的报告，如“项目概要”、“最高级任务”。
   • 当前活动: 提供当前进度状态的报告，如“未开始任务”、“应开始任务”。
   • 成本: 提供成本相关的报告。
   • 工作分配: 提供资源分配情况的报告。
3. 选择一个报告类型（总览” -> “项目概要”），系统会自动生成一个新窗口显示报告内容，您可以打印或将其导出为 PDF。

总结与进阶

通过以上六个步骤,您已经掌握了 Microsoft Project 2007 的核心操作流程：创建计划 -> 定义任务 -> 建立关系 -> 分配资源 -> 设置基线 -> 跟踪进度。

进阶学习方向：

• 成本管理： 为资源和任务添加成本信息，进行预算跟踪。
• 更复杂的依赖关系： 学习使用“开始-开始”、“完成-完成”等不同的链接类型。
• 任务限制： 为任务设置“不得早于...”或“必须完成于...”等限制条件。
• 自定义视图和报表： 根据自己的需求，创建个性化的视图和报告模板。

Project 2007 的界面虽然经典，但其功能强大，熟练掌握它，您将能够更科学、更高效地管理您的项目，祝您学习顺利！