EndNote X7 综合使用教程

什么是 EndNote？为什么需要它？

EndNote 是一款由 Clarivate 公司开发的文献管理软件,它的核心功能是帮助你：

1. 高效收集文献：从各种数据库（如 Web of Science, PubMed, Google Scholar, 知网等）直接导入文献信息。
2. 有序管理文献：将所有文献（PDF全文）保存在一个本地数据库中，通过关键词、作者、年份等进行分类和检索。
3. 规范插入引文：在 Word (或 Pages, LaTeX) 中边写作边插入引文,自动生成文末的参考文献列表。
4. 一键格式化：轻松切换不同的期刊投稿格式（如 GB/T 7714, APA, MLA 等）,无需手动调整格式。

EndNote 是你学术写作的“超级助手”，能将你从繁琐的文献整理和格式调整中解放出来。

安装与初始设置

1. 下载与安装：

   • 从 Clarivate 官网或学校图书馆资源页面下载 EndNote X7 安装包。
   • 按照安装向导完成安装。建议关闭 Word 和其他 Office 程序后再安装。

2. 创建个人图书馆：

   • 首次打开 EndNote，它会提示你创建一个新的 .enl 库文件,这个文件就是你个人的文献数据库。
   • 建议：为你的文献库创建一个专门的文件夹，并将 .enl 文件和同名的 .Data 文件夹（存放附件和索引）都放进去。移动或备份时，必须同时移动这两个文件！

3. 设置输出样式：

   
   （图片来源网络，侵删）
   • 点击菜单栏 Tools -> Output Styles -> Open Style Manager。
   • 在弹出的窗口中，你可以搜索并选择你需要的格式，对于中文论文，可以搜索 GB 或 Chinese，勾选你需要的格式，然后点击 Close。
   • 设置好后，EndNote 主界面的下拉菜单中就会出现你选择的格式,方便随时切换。

核心功能详解

文献的导入

这是 EndNote 最基础也是最重要的功能,主要有三种方法：

直接在线导入（推荐）

这是最高效的方法，前提是数据库支持 Export 到 EndNote 功能。

• 步骤：
  1. 在数据库（如 Web of Science, PubMed, 知网）中搜索到你需要的文献。
  2. 在搜索结果页面,勾选你想要导入的文献。
  3. 寻找 Export、Download、Send to 等按钮，选择 EndNote 或 EndNote Desktop。
  4. 浏览并选择你创建的 EndNote 个人图书馆文件（.enl 文件），然后点击 OK。
  5. EndNote 会自动打开，并将文献信息导入到默认的 Unfiled（未归档）文件夹中。

通过过滤器导入

对于一些不直接支持 EndNote 导出的数据库，或者你下载了 .txt 或 .bib 格式的文献,可以使用过滤器。

• 步骤：
  1. 在数据库中检索文献，并将结果保存为 Text 或 Refer 格式的文本文件。
  2. 打开 EndNote，点击菜单栏 File -> Import -> File...。
  3. 在弹出的窗口中：
     • Import File: 选择你刚刚保存的文本文件。
     • Import Option: 点击下拉菜单，选择 Other...，然后在弹出的 Choose an Import Filter 窗口中，根据数据库类型选择对应的过滤器（Web of Science 使用 Web of Science (Plain Text)），你可以使用 Find 功能搜索。
  4. 点击 Import,文献就会被导入。

手动输入

如果只有零星几篇文献，或者信息不全,可以手动添加。

• 步骤：
  1. 在 EndNote 左侧的 Groups（分组）列表中，右键点击 All References 或某个自定义分组，选择 New Reference。
  2. 在弹出的窗口中，选择文献类型（如 Journal Article、Book）。
  3. 在右侧的 Reference 标签页中，填写作者、年份、标题、期刊名、卷、期、页码等信息。
  4. 填写完毕后，点击窗口右上角的 关闭，EndNote 会自动保存。

小技巧：导入文献后，一定要检查一下信息是否完整准确，特别是作者姓名、期刊名和年份等关键信息。

文献的管理

导入的文献会堆积在 Unfiled 文件夹中,需要分门别类进行管理。

分组

分组就像文件夹,能让你的文献井井有条。

• 创建分组：在左侧 Groups 列表空白处右键，选择 Create Group，为分组命名（如“机器学习”、“2025年精读”）。
• 添加文献到分组：
  • 方法一：直接将右侧文献列表中的条目拖拽到左侧的分组上。
  • 方法二：选中文献，右键点击，选择 Add to Group -> 选择目标分组。
  • 方法三：使用 Search 功能搜索文献，然后直接将搜索结果拖拽到分组中（非常高效！）。
• 智能分组：可以创建自动更新的分组，右键点击 Groups -> Create Smart Group，设置规则（Title contains deep learning）,之后所有符合该规则的文献都会自动加入这个分组。

添加 PDF 全文

将文献的 PDF 文件关联起来,方便随时查阅。

• 方法一：直接拖拽 PDF 文件到 EndNote 右侧的文献列表中,它会自动关联到匹配的文献条目上。
• 方法二：选中一条文献，点击菜单栏 Reference -> File Attachments -> Attach File...，然后选择你的 PDF 文件。
• 查看 PDF：双击关联了 PDF 的文献条目，在打开的窗口中点击 PDF 标签页即可阅读。

去重

当从不同来源导入文献时,很容易出现重复。

• 手动去重：通过 References -> Find Duplicates...，EndNote 会帮你找出疑似重复的文献,由你来决定保留哪一个。
• 自动去重：在 Edit -> Preferences -> Duplicates 中，可以设置自动去重的规则（如根据作者、年份、标题来判断）。

在 Word 中插入引文

这是 EndNote 的“杀手级”功能。

1. 安装 Cite While You Write (CWYW) 插件：

   • EndNote 安装后，CWYW 插件通常会自动安装到 Word 中，重启 Word，你会在菜单栏看到 EndNote X7 选项卡。
   • 如果没有，可以手动安装：在 EndNote 主界面，点击 Tools -> Cite While You Write -> Install CWYW Word Add-in。

2. 选择输出样式：

   • 在 Word 的 EndNote X7 选项卡中，确保 Style 下拉菜单里选择的是你需要的格式（如 GB/T 7714-2025）。

3. 插入引文：

   • 将光标定位在 Word 文档中你想插入引文的位置。
   • 点击 EndNote X7 选项卡中的 Find Citations 按钮。
   • 在弹出的搜索框中，输入作者、年份或关键词来搜索你的 EndNote 文库。
   • 选中你需要的文献，点击 Insert。
   • Word 文档中会出现类似 [1] 或 (Author, Year) 的引文标记,同时文末会自动生成参考文献列表。

4. 编辑引文：

   • 添加页码：点击 Edit & Manage Citation(s)，在弹出的窗口中，选中已插入的引文，在下方的 Pages 框中输入页码（如 p.15 或 15-20），然后点击 OK，引文会变成 [1, p.15]。
   • 删除引文：直接在 Word 中选中引文标记，然后按 Delete 键，EndNote 会自动更新文末的列表。
   • 屏蔽作者/年份：某些期刊要求使用上标数字 [1]，而不显示作者和年份，可以在 Edit & Manage Citation(s) 窗口中，勾选 Exclude Author & Year。

5. 格式化与更新：

   • 每次插入或修改引文后，Word 文档中的引文和参考文献列表可能不会立即更新。
   • 手动更新：点击 Update Citations and Bibliography 按钮。
   • 自动更新：在保存 Word 文档时，EndNote 会自动提示并更新，你也可以在 EndNote X7 -> Preferences 中设置自动更新。

常见问题与实用技巧

Q1: EndNote 和 Word 中的引文标记不一致怎么办？ A: 这通常是缓存问题,尝试以下步骤：

1. 在 Word 中，点击 EndNote X7 -> Convert to Unformatted Citations，文中的引文会变成 {Author, Year #RecordNumber} 的格式。
2. 再次点击 Update Citations and Bibliography,让它重新格式化。
3. 如果还不行，可以尝试删除 Word 中的 .docx 文件，它会自动生成一个新的,通常能解决问题。

Q2: 如何批量修改文献信息？ A: 使用 Term Lists（术语列表）功能。

1. 在 EndNote 中，点击 Tools -> Open Term Lists -> Journals Term List。
2. 你可以在这里导入一个标准的期刊列表（EndNote 官网提供）,或者手动添加期刊的全称和缩写。
3. 设置好后，当你导入新文献时，EndNote 会自动匹配并补充期刊的缩写信息。

Q3: 如何备份我的文献库？ A: 非常重要！

1. 关闭 EndNote。
2. 找到你的文献库文件夹，里面包含一个 .enl 文件和一个 .Data 文件夹。
3. 将整个文件夹复制到 U 盘、移动硬盘或云盘（如 OneDrive, Dropbox）中进行备份。 .Data 文件夹包含所有附件和索引,缺一不可。

Q4: 如何在多台电脑上同步 EndNote？ A: EndNote X7 本身不带云同步功能,有几种方法：

1. 手动同步：将你的文献库文件夹（.enl + .Data）放在 Dropbox 或 OneDrive 等云同步文件夹中，然后在两台电脑上，EndNote 都通过“打开”这个云端的库文件来使用。注意： 同时只能在一台电脑上打开和编辑,否则会损坏库文件。
2. EndNote Online (Web)：这是 Clarivate 提供的免费网络版，你可以将本地库上传到 Web，在另一台电脑上再下载下来，但 X7 与 Online 的同步功能有限，且 Web 版的附件管理不如桌面版方便。

EndNote X7 是一个强大而成熟的工具，掌握它的核心流程——导入 -> 管理 -> 写作 -> 格式化——就能极大地提升你的科研效率。

学习建议：

• 从简单开始：先用一种方法导入文献,尝试分组和插入引文。
• 多实践：跟着教程一步步操作,遇到问题再查阅。
• 善用搜索：无论是 EndNote 内部搜索还是 Google 搜索,你总能找到解决特定问题的方法。

希望这份教程能帮助你顺利上手 EndNote X7！祝你科研顺利！