Visio 跨职能流程图完整教程
什么是跨职能流程图？
在开始之前,我们先理解这个工具的用途。
（图片来源网络，侵删）
跨职能流程图,也叫“泳道图”（Swimlane Diagram），是一种特殊的流程图，它通过将流程的各个步骤分配给不同的“泳道”（通常是部门、团队或角色），来清晰地展示一个跨部门、跨角色的业务流程。
主要优势：
- 责任明确： 清晰地看到每个步骤由谁负责。
- 流程清晰： 宏观展示整个流程的走向和各部门间的协作关系。
- 便于沟通： 是向团队成员、管理层或客户解释复杂流程的绝佳工具。
- 发现瓶颈： 容易识别流程中的等待、交接或冗余环节。
示例： 一个简单的“客户订单处理”流程可能涉及“销售部”、“仓库部”和“财务部”三个泳道。
准备工作：在 Visio 中创建新图表
- 打开 Visio： 启动 Microsoft Visio 应用程序。
- 创建新图表：
- 在启动界面,选择“基本框图”类别。
- 在模板列表中,找到并选择 “基本流程图”。 （虽然名字叫流程图，但它是创建所有类型流程图的基础，我们将在其基础上添加泳道）。
- 点击“创建”。
核心步骤一：添加和配置泳道
这是制作跨职能流程图最关键的一步。
（图片来源网络，侵删）
-
显示“形状”窗格：
- 如果右侧没有看到“形状”窗格，请点击顶部菜单栏的 “插入” -> “形状”，或直接按
Ctrl+Shift+F。 - 在“形状”窗格的左下角，点击 “更多形状”（一个向下的箭头）。
- 如果右侧没有看到“形状”窗格，请点击顶部菜单栏的 “插入” -> “形状”，或直接按
-
添加泳道：
- 在展开的菜单中,选择 “流程图” -> “跨职能流程图”。
- 这时,右侧的“形状”窗格会切换为泳道相关的形状，主要包括：
- 垂直泳道: 泳道从上到下排列，适合展示从左到右的流程。
- 水平泳道: 泳道从左到右排列，适合展示从上到下的流程。
- 标题和边框: 用于添加图表标题和整体边框。
- 强烈建议： 从 “垂直泳道” 开始，这是最常见的布局。
-
拖拽绘制泳道：
- 从“形状”窗格中，将 “垂直泳道” 形状拖拽到你的绘图页面上。
- 当你拖拽时,Visio 会自动显示一个动态的泳道预览，松开鼠标，第一个泳道就创建好了。
-
添加和命名泳道：
（图片来源网络，侵删）- 默认情况下,Visio 会添加一个名为“泳道 1”的泳道。
- 双击 泳道顶部的标签（“泳道 1”），将其重命名为你实际的部门或角色名称，“销售部”。
- 要添加更多泳道,只需再次从“形状”窗格拖拽 “垂直泳道” 到现有泳道的旁边即可，重复此操作，为 “仓库部” 和 “财务部” 创建泳道。
核心步骤二：添加和连接流程形状
现在泳道已经搭好,我们来填充具体的流程步骤。
-
选择流程形状：
- 在“形状”窗格中，切换回 “基本流程图” 形状库（点击“更多形状” -> “流程图” -> “基本流程图”）。
- 这里包含了各种标准流程符号：
- 矩形: 表示一个处理步骤或活动。
- 菱形: 表示一个决策点（是/否，通过/不通过）。
- 圆角矩形: 表示流程的开始或结束。
- 平行四边形: 表示输入或输出。
- 箭头: 表示流程的方向。
-
拖拽形状到泳道中：
- 根据你的业务流程,从“形状”窗格中拖拽相应的形状到正确的泳道里。
- 示例：
- 在“销售部”泳道中，拖入一个 圆角矩形，命名为“接收客户订单”。
- 在“销售部”泳道中，再拖入一个 菱形，命名为“订单信息是否完整？”。
- 在“仓库部”泳道中，拖入一个 矩形，命名为“检查库存”。
- 在“财务部”泳道中，拖入一个 矩形，命名为“生成发票”。
- 在所有泳道外,拖入一个 圆角矩形，命名为“订单完成”，作为流程的结束。
-
连接形状（最重要的技巧）：
- 这是 Visio 的核心功能，连接线会自动附着在形状的连接点上，当你移动形状时，连接线会智能地调整。
- 使用“连接线”工具（推荐）
- 在顶部菜单栏的 “开始” 选项卡中，点击 “连接线” 工具（它看起来像一个带有箭头的网格）。
- 将鼠标光标移动到你想要开始连接的形状上,光标会变成一个红色的框，表示已捕获到连接点。
- 按住鼠标左键，拖动到下一个形状，当目标形状也出现红色框时，松开鼠标，一条连接线就自动生成了。
- 自动连接（更快）
- 确保你没有选中“连接线”工具。
- 将一个新形状拖拽到靠近另一个已有形状的位置,当两个形状的连接点足够近时，Visio 会自动生成一条连接线，你只需手动调整一下连接线的起点和终点即可。
-
添加决策分支：
- 对于菱形决策点,你需要添加“是”和“否”两个分支。
- 使用“连接线”工具，从菱形连接到“是”的路径，然后从“是”的路径连接到下一步（检查库存”）。
- 同样,连接“否”的路径到另一个处理步骤（返回给销售部“联系客户补充信息”）。
- 双击连接线，可以为连接线添加标签，如“是”、“否”、“通过”等。
美化和优化流程图
一个美观的流程图更容易被理解。
-
对齐和分布：
- 按住
Ctrl键，点击选择你想要对齐的多个形状。 - 在 “开始” 选项卡中，找到 “排列” 组。
- 使用 “对齐” 工具（如“顶端对齐”、“水平分布”）让形状排列整齐。
- 使用 “位置” 工具可以快速将形状对齐到网格。
- 按住
-
更改颜色和样式：
- 右键点击一个形状或泳道,选择 “设置形状格式”（或按
Ctrl+1）。 - 在右侧弹出的“形状格式”窗格中，你可以：
- 填充: 更改形状的背景颜色。
- 线条: 更改边框的颜色、粗细和样式。
- 效果: 添加阴影、发光等效果。
- 为不同泳道使用不同的主题色，可以极大地提高可读性，选中一个泳道内的所有形状，然后统一设置它们的填充色。
- 右键点击一个形状或泳道,选择 “设置形状格式”（或按
-
添加文本：
- 直接双击任何形状或连接线,就可以输入或编辑文本。
- 右键点击文本,可以设置字体、大小、颜色和对齐方式。
-
调整布局：
- 如果流程图变得杂乱,可以选中所有形状和连接线（
Ctrl+A），然后在 “设计” 选项卡中，点击 “重新布局” -> “重新布局流程图”，Visio 会自动为你整理布局。
- 如果流程图变得杂乱,可以选中所有形状和连接线（
高级技巧与最佳实践
-
使用数据图形: 这是 Visio 的王牌功能。
- 你可以为流程图中的每个形状添加数据,如负责人、预计耗时、状态等。
- 在 “数据” 选项卡中，点击 “定义数据图形”，创建一个包含“负责人”、“状态”等字段的模板。
- 使用 “数据图形” 窗格，将定义好的数据图形应用到形状上，Visio 会自动以图标、颜色条等形式将数据显示在形状旁边，让你的流程图信息量巨大且一目了然。
-
使用容器: 将相关的形状分组。
- 当流程变得复杂时,可以使用“容器”来将属于某个子流程（如“订单处理”和“发货”）的形状框起来。
- 在 “插入” 选项卡中，选择 “容器”，拖拽到绘图区域，将相关形状拖入容器中，容器标题可以用来描述这个子流程。
-
使用图层管理复杂图表:
- 对于非常复杂的图表,可以使用图层来控制不同元素的显示。
- 在 “开始” 选项卡中，点击 “图层” 窗格。
- 你可以创建“连接线层”、“形状层”、“背景层”等，然后将相应元素分配到不同图层，这样在编辑时，可以只显示或锁定某个图层，避免误操作。
-
最佳实践总结：
- 从左到右，从上到下： 保持流程阅读的连贯性。
- 一个入口，一个出口： 尽量让每个形状（尤其是决策点）逻辑清晰。
- 保持简洁： 避免在一个形状中放入过多文字，如果步骤复杂，考虑使用子流程或引用文档。
- 使用标准符号： 遵循通用的流程图符号规范，方便他人理解。
- 版本控制： 对于重要的业务流程图，记得保存不同版本，并注明日期和修改内容。
导出和分享
完成你的杰作后,可以轻松地与他人分享。
- 导出为 PDF： 这是最常用的方式，确保在任何设备上格式都一致，点击 “文件” -> “导出” -> “创建 PDF/XPS 文档”。
- 导出为图片： 如果需要插入到 Word 或 PPT 中，可以导出为 PNG、JPG 或 SVG 格式，在 “文件” -> “导出” -> “创建 PDF/XPS 文档” 旁边的下拉菜单中选择 “更改文件类型”，然后选择图片格式。
- 共享 Visio 文件： 直接将
.vsdx文件发送给同样安装了 Visio 的同事。
