《Access基础与应用教程》

前言：为什么学习 Access？

Microsoft Access 是微软 Office 办公套件中的一员，它集成了数据存储、数据处理、用户界面开发和报表生成等多种功能，对于需要管理中小型数据量（从几百到几十万条记录）的个人或团队来说，Access 是一个性价比极高、功能强大的解决方案。

学习 Access 的核心价值：

1. 数据管理规范化： 从零散的 Excel 表格，升级为结构化、关系清晰的数据库，避免数据冗余和错误。
2. 自动化数据处理： 通过查询功能，轻松完成数据的筛选、统计、汇总和分析，替代繁琐的手动操作。
3. 开发用户友好的界面： 即使不会编程，也能通过窗体为数据库创建美观、易用的操作界面，保护数据安全，方便非技术人员使用。
4. 强大的数据可视化： 通过报表功能，将数据以专业、清晰的格式打印或导出，用于汇报和存档。

第一部分：基础入门篇

第一章：初识 Access

1 什么是数据库？ 数据库是一个有组织的数据集合，它不仅仅是数据的堆砌，更重要的是数据之间存在着关系。“学生”表和“课程”表通过“选课”表关联起来。

2 Access 的核心组件 一个完整的 Access 数据库文件（.accdb）通常包含以下六个核心对象，它们协同工作：

3 启动 Access 与创建数据库

1. 打开 Access，选择“新建”。
2. 选择“空白数据库”。
3. 在右侧为数据库命名（学生管理系统.accdb），并选择保存位置。
4. 点击“创建”，一个空的数据库文件被创建，并自动打开了“创建”选项卡。

第二章：创建与管理数据表

1 表的设计原则 在设计表之前，请遵循以下原则：

• 数据原子性： 每个字段只存储一个信息。“姓名”和“出生日期”应分开为两个字段。
• 数据唯一性： 为每个表设计一个主键，通常是“ID”字段，用于唯一标识表中的每一条记录。
• 减少数据冗余： 尽量避免相同的数据在多个表中重复存储。

2 创建表的三种方式

1. 数据表视图： 直接在类似 Excel 的网格中输入数据，Access 会自动推断字段类型，适合快速录入少量数据。
2. 设计视图： 这是最专业、最推荐的方式，在这里你可以精确地定义每个字段的名称、数据类型、属性等。
3. 使用模板： Access 提供了一些预设的表模板，如联系人、任务等，可以直接使用。

3 在设计视图中定义字段 打开表的设计视图，你会看到两列：字段名称 和 数据类型。

4 设置主键 在设计视图中，选中要设为主键的字段（通常是“ID”），然后点击“表格设计”选项卡下的“主键”按钮，主键字段前会出现一个钥匙图标。

5 建立表之间的关系 这是 Access 的核心功能，它将独立的表连接起来。

1. 关闭所有打开的表。
2. 点击“数据库工具”选项卡 -> “关系”。
3. 在“显示表”对话框中，添加你想要关联的表（如“学生表”和“成绩表”）。
4. 从一个表中（如“学生表”）选中主键字段（“学号”），按住鼠标左键，拖到另一个表（如“成绩表”）的对应字段（“学号”）上。
5. 在弹出的“编辑关系”对话框中，确保“实施参照完整性”被勾选，这能确保数据的完整性（不能添加一个不存在的学生的成绩）。
6. 点击“创建”，两个表之间会出现一条连接线，表示一对一或一对多关系。

第二部分：核心应用篇

第三章：使用查询处理数据

查询是数据库的“灵魂”，它让你能够从海量数据中快速找到所需信息。

1 创建查询

1. 在“创建”选项卡中，点击“查询设计”。
2. 在“显示表”对话框中，选择查询所需的表，然后关闭对话框。

2 常用查询类型与操作

• 选择查询（最常用）：

  • 作用： 从表中检索数据，是所有查询的基础。
  • 操作： 将需要的字段从“字段列表”拖到下方网格中，在“条件”行输入筛选条件（如 >60 表示大于60，"张三" 表示精确匹配姓名）。
  • 示例： 查询所有“计算机科学”专业且“成绩”大于85的学生。

• 参数查询：

  • 作用： 在运行查询时，弹出对话框让用户输入条件，实现动态查询。
  • 操作： 在条件行中，输入提示文本，并用方括号括起来，如 [请输入专业名称:]。

• 总计查询：

  • 作用： 对数据进行分组和汇总计算（如求和、平均值、计数）。
  • 操作：
    1. 在查询设计网格中,右键单击，选择“ totals”。
    2. 网格中会出现“总计”行。
    3. 在需要对字段进行汇总的“总计”行中，选择聚合函数（如 Sum, Avg, Count）。
    • 示例： 计算每个学生的平均成绩。

• 操作查询：

  • 作用： 执行数据操作，如生成新表、更新数据、删除数据或追加记录。（操作具有破坏性，请务必先备份数据库！）
  • 类型：
    • 生成表查询： 将查询结果保存为一个新表。
    • 更新查询： 批量修改符合条件的数据。
    • 追加查询： 将查询结果添加到另一个表的末尾。
    • 删除查询： 从表中删除符合条件的数据。

第四章：使用窗体美化交互

窗体是用户与数据库交互的桥梁,它能防止误操作，并提升使用体验。

1 创建窗体

1. 在“导航窗格”中，选中作为窗体数据源的表或查询。
2. 在“创建”选项卡中，有多种选择：
   • 窗体： 快速创建一个简单的、单列布局的窗体。
   • 窗体向导： 引导你选择字段、布局和样式，创建更复杂的窗体。
   • 分割窗体： 同时显示数据表视图和窗体视图。
   • 数据表： 以数据表形式显示数据。
   • 多个项目： 在一个窗体中显示多条记录。

2 窗体的设计视图 在窗体的设计视图中，你可以：

• 调整布局： 拖动字段控件来改变它们的位置和大小。
• 添加标签： 为字段添加说明性文字。
• 使用控件： 从“设计”选项卡的“控件”组中添加按钮、文本框、组合框等。
• 设置属性： 选中任何控件，在“属性表”窗格中可以修改其外观、数据来源等。

第五章：使用报表输出数据

报表用于将数据以专业、美观的格式呈现，主要用于打印和分发。

1 创建报表 创建报表的方式与创建窗体非常相似：

1. 在“导航窗格”中，选中作为报表数据源的表或查询。
2. 在“创建”选项卡中，选择：
   • 报表： 快速生成一个基本的报表。
   • 报表向导： 引导你选择字段、分组/排序级别和布局，功能最强大。
   • 专门用于生成标签（如地址标签）。

2 报表的关键元素

• 报表页眉： 出现在报表的第一页顶部，通常包含标题或公司Logo。
• 页面页眉： 出现在每一页的顶部，通常包含列标题。
• 主体： 报表的主要部分，显示实际的数据记录。
• 页面页脚： 出现在每一页的底部，通常包含页码或日期。
• 报表页脚： 出现在报表的最后一页底部，通常包含总计或总结信息。

第三部分：进阶与实战篇

第六章：宏与自动化

宏是 Access 中实现自动化的利器，它记录了一系列操作，让你无需编写代码就能完成复杂的任务。

1 创建宏

1. 在“创建”选项卡中，点击“宏”。
2. 在宏设计器中,从“操作”下拉列表中选择要执行的动作。
3. 常用的宏操作：
   • OpenForm: 打开指定的窗体。
   • OpenReport: 打开指定的报表。
   • RunQuery: 运行指定的查询。
   • GoToControl: 将焦点移动到窗体上的特定控件。
   • MessageBox: 显示一个消息框。
   • CloseWindow: 关闭指定的对象。

2 将宏与事件绑定 宏的真正威力在于与“事件”的绑定，事件是对象（如按钮、窗体）可以响应的动作。

• 示例： 创建一个按钮，点击后关闭当前窗体。
  1. 在窗体的设计视图中,使用“按钮”控件在窗体上画一个按钮。
  2. 启动“命令按钮向导”，选择“窗体操作”类别中的“关闭窗体”操作，然后完成向导。
  3. Access 会自动创建一个宏并将其与按钮的“单击”事件绑定，你也可以手动在按钮的属性中设置。

第七章：VBA 入门简介

对于更高级的需求,VBA (Visual Basic for Applications) 提供了强大的编程能力。

1 什么是 VBA？ VBA 是一种内置在 Office 应用程序中的编程语言，可以让你编写自定义函数、复杂的过程和逻辑，实现宏无法完成的任务。

2 VBA 的基本结构 一个简单的 VBA 程序通常包含：

• Sub 过程： 执行一系列操作，但不返回值。

  Sub 显示欢迎信息()
      MsgBox "欢迎使用学生管理系统！"
  End Sub

• Function 函数： 执行计算并返回一个值，可以在查询或窗体中使用。

  Function 计算圆周长(半径 As Double) As Double
      计算圆周长 = 2 * 3.14159 * 半径
  End Function

3 如何学习 VBA？ VBA 是一个庞大的主题，建议的学习路径是：

1. 录制宏： 先用宏录制器生成宏代码，然后去理解代码的含义。
2. 学习基本语法： 变量、数据类型、条件判断、循环等。
3. 学习对象模型： 理解如何通过代码操作 Access 的对象（如 DoCmd.OpenForm "学生窗体"）。
4. 实践项目： 在自己的数据库中尝试解决实际问题。

第八章：数据库管理与安全

1 压缩和修复数据库 随着数据的增删改，数据库文件会产生碎片，导致性能下降，定期压缩和修复是个好习惯。

• 方法： “文件” -> “信息” -> “压缩和修复数据库”。

2 备份数据库 数据是无价的！ 请务必定期备份数据库文件（.accdb），最简单的方法就是复制整个文件到另一个位置（如U盘、云盘）。

3 设置数据库密码 可以为整个数据库设置一个打开密码，防止未授权访问。

• 方法： “文件” -> “信息” -> “用密码进行加密”。

4 用户级安全（旧版） 注意：Access 2010 及更高版本已经移除了旧版的“用户级安全”功能，如果需要更高级的安全控制，可以考虑：

• 将数据库拆分为“前端”和“后端”：后端（.accdb）只包含表，前端（.accdb）包含所有其他对象，将后端文件放在安全的服务器上，前端文件分发给用户。
• 使用 SharePoint 或 SQL Server：作为更大型、更安全的后端数据存储。

总结与学习路径建议

1. 第一阶段（基础）： 熟练掌握 表 的设计和 关系 的建立，这是所有工作的基石。
2. 第二阶段（核心）： 精通 查询，特别是选择查询和总计查询，这是数据分析的核心。
3. 第三阶段（应用）： 学习使用 窗体 和 报表，为你的数据库创建用户友好的界面和专业的输出。
4. 第四阶段（自动化）： 学习使用 宏 来简化重复性任务，提升效率。
5. 第五阶段（进阶）： 如果有需要，开始接触 VBA，实现更复杂的自定义功能。

实践是最好的老师，找一个你感兴趣的小项目（如个人图书管理、联系人管理、小型进销存）开始动手，在解决问题的过程中，你会对 Access 的理解越来越深刻，祝你学习顺利！