Microsoft Access 2007 教程：从入门到实践

第一部分：初识 Access

什么是 Access？

想象一下,你需要管理大量信息，比如学生名单、客户资料、产品库存等，用 Excel 表格可以，但当数据量变大、关系变复杂时，Excel 就会显得力不从心。

Access 就是一个“关系型数据库管理系统” (Relational Database Management System, RDBMS)，它的核心优势在于：

• 结构化存储：将数据分门别类地存放在不同的“表”中，避免数据冗余和混乱。
• 建立关系：可以在不同的表之间建立联系（“订单”表和“客户”表），实现数据的关联查询。
• 强大的查询功能：可以轻松地从海量数据中筛选、汇总、计算你想要的信息。
• 用户友好的界面：通过“窗体”让用户以图形化方式输入和查看数据，无需直接操作表格。
• 自动化报表：一键生成美观、专业的数据报表，用于打印或分发。

Excel 适合处理“列表”，而 Access 适合处理“关系”。

Access 2007 的新界面：功能区 (Ribbon)

打开 Access 2007，你会发现它和 Office 2003 完全不同，最显著的变化就是顶部的 功能区，它取代了传统的菜单栏和工具栏，将功能按逻辑组织在不同的选项卡中。

• 开始：最常用的命令，如视图切换、复制粘贴、排序筛选、字体设置等。
• 创建：创建数据库对象的核心命令，如创建表、窗体、报表、查询等。
• 外部数据：导入、导出数据，与 SharePoint 或其他数据库链接。
• 数据库工具：管理数据库的工具，如宏、VBA 代码、压缩和修复数据库等。

导航窗格 位于窗口左侧，是管理和访问所有数据库对象（表、查询、窗体、报表等）的中心。

第二部分：创建你的第一个数据库

我们将以一个简单的“学生成绩管理”数据库为例。

步骤 1：创建空白数据库

1. 启动 Microsoft Access 2007。
2. 在启动界面的左侧,选择 “空白数据库”。
3. 在右侧的 “文件名” 框中，为你即将创建的数据库命名，学生成绩管理.accdb。
4. 点击文件夹图标,选择一个保存位置，然后点击 “创建”。

Access 会自动创建一个名为 Table1 的空表，并进入“数据表视图”。

步骤 2：创建表

表是数据库的基石,用于存储数据，Access 提供了三种创建表的方式：

• 数据表视图：直接在网格中输入数据，Access 会自动识别数据类型并创建字段。
• 设计视图：手动定义每个字段的名称、数据类型、属性等，是最灵活、最推荐的方式。
• 使用模板：使用 Access 内置的模板快速创建常用表。

我们使用 设计视图 来创建一个更规范的 学生 表。

1. 在 “创建” 选项卡中，点击 “表设计”。

2. 现在你会看到一个空白的字段定义窗口。

3. 定义字段：

   • 第一行：
     • 字段名称：输入 学号
     • 数据类型：点击下拉框，选择 “短文本” (Short Text)，学号虽然是数字，但通常包含字母（如 S001），所以用文本类型。
     • 说明：（可选）输入 学生的唯一标识。
   • 第二行：
     • 字段名称：姓名
     • 数据类型：“短文本”
   • 第三行：
     • 字段名称：性别
     • 数据类型：“短文本”
   • 第四行：
     • 字段名称：出生日期
     • 数据类型：“日期/时间” (Date/Time)
   • 第五行：
     • 字段名称：班级
     • 数据类型：“短文本”

4. 设置主键：主键是表中唯一标识每一条记录的字段，非常重要，我们将 学号 设为主键。

   • 单击 学号 字段所在行的任意位置。
   • 在 “表格工具” -> “设计” 选项卡中，点击 “主键” 按钮，学号字段旁边会出现一个钥匙图标 🔑。

5. 保存表：

   • 按 Ctrl + S 或点击左上角的 “保存” 图标。
   • 在弹出的对话框中,输入表名 学生，然后点击 “确定”。

6. 输入数据：

   • 关闭设计视图窗口。
   • 在导航窗格中双击 学生 表，进入数据表视图。
   • 开始输入数据,

7. 创建第二个表 课程：

   • 重复步骤 2，创建 课程 表，包含字段 课程ID (主键, 短文本), 课程名称 (短文本), 学分 (数字)。

8. 创建第三个表 成绩：

   • 这个表比较特殊,它需要关联 学生 表和 课程 表。
   • 创建字段：成绩ID (主键, 自动编号), 学号 (短文本), 课程ID (短文本), 分数 (数字)。
   • 注意：这里的 学号 和 课程ID 字段，是用来从 学生 表和 课程 表中“引用”数据的，这就是 关系 的基础。

步骤 3：建立表关系

我们需要告诉 Access 这三个表是如何关联的。

1. 关闭所有打开的表。
2. 在 “数据库工具” 选项卡中，点击 “关系” 按钮。
3. 如果是第一次创建关系,会弹出一个“显示表”对话框，如果没弹出来，点击 “关系” 工具栏上的 “显示表” 按钮。
4. 依次双击 学生、课程、成绩 表，然后关闭“显示表”对话框。
5. 建立关系：
   • 用鼠标从 学生 表中的 学号 字段，拖拽 到 成绩 表中的 学号 字段上。
   • 松开鼠标,会弹出一个“编辑关系”对话框，确保勾选了 “实施参照完整性” (Enforce Referential Integrity)，这个选项能确保你不能在 成绩 表中输入一个在 学生 表中不存在的学号，点击 “创建”。
   • 用同样的方法,将 课程 表中的 课程ID 字段拖拽到 成绩 表中的 课程ID 字段上，同样勾选“实施参照完整性”，然后点击 “创建”。
6. 你会看到表之间用一条线连接起来,表示它们的关系已经建立，关闭“关系”窗口，并选择 “是” 保存布局。

第三部分：让数据更易用——创建窗体

直接操作表格对普通用户来说不友好,窗体提供了一个图形化界面，用于输入、查看和编辑数据。

1. 在 “创建” 选项卡中，点击 “窗体”。
2. Access 会自动根据你当前选中的表（或导航窗格中高亮的表）创建一个基本的窗体，并立即打开。
3. 你可以切换到 “布局视图” 或 “设计视图” 来调整窗体上的控件（如文本框、标签）的位置和大小，使其更美观、更符合使用习惯。
4. 保存窗体,命名为 输入学生信息。

用户可以通过双击这个窗体来轻松地添加新学生,而无需直接接触 学生 表。

第四部分：从数据中获取信息——创建查询

查询是数据库的灵魂,假设你想找出“所有高一(1)班的男生名单”。

1. 在 “创建” 选项卡中，点击 “查询设计”。
2. 在弹出的“显示表”对话框中，双击 学生 表，然后关闭对话框。
3. 在查询设计网格的 “字段” 行中，从 学生 表的字段列表中，双击 姓名、性别、班级 字段，将它们添加到网格中。
4. 在 “性别” 字段的 “条件” 行中，输入："男"
5. 在 “班级” 字段的 “条件” 行中，输入："高一(1)班" (注意文本条件要用英文双引号括起来)。
6. 点击 “运行” 按钮（感叹号图标 ⚡）。
7. 查询结果会立即显示出来,只包含符合条件的记录。

你可以保存这个查询,命名为 查询高一男生，下次需要时，只需在导航窗格中双击它即可。

第五部分：数据的最终呈现——创建报表

报表用于将数据以专业、美观的格式打印出来或导出为 PDF。

1. 在 “创建” 选项卡中，点击 “报表”。
2. Access 会根据选中的表或查询快速生成一个基本报表。
3. 你可以切换到 “布局视图” 或 “设计视图” 进行修改，例如添加标题、调整页眉页脚、设置分组等，使其更符合报告要求。
4. 保存报表,命名为 学生成绩单。

第六部分：进阶学习路径

当你掌握了以上基础后,可以探索更高级的功能：

• 宏：无需编写代码，通过一系列简单的操作（如打开窗体、运行查询、显示消息）来自动化你的数据库任务，这是 Access 2007 的核心自动化工具。
• VBA (Visual Basic for Applications)：对于更复杂的逻辑，可以使用 VBA 编写代码，创建完全自定义的功能和用户界面，这是成为 Access 高手的必经之路。
• 更复杂的查询：学习参数查询（让用户输入查询条件）、交叉表查询（进行数据透视）等。
• 数据规范化：学习数据库设计理论，优化表结构，减少数据冗余，提高数据一致性。

通过这份教程,你已经掌握了 Access 2007 的核心工作流程：

1. 创建数据库。
2. 在设计视图中创建表，定义字段和主键。
3. 在关系窗口中建立表与表之间的关系。
4. 创建窗体，方便用户交互。
5. 创建查询，从数据中提取所需信息。
6. 创建报表，用于数据的最终输出。

Access 是一个功能强大的工具，学习曲线相对平缓，但精通则需要大量实践，从管理一个简单的列表开始，逐步增加复杂度，你会发现它极大地提升了数据管理的效率和准确性，祝你学习顺利！