Excel 2010 函数教程：从入门到精通

第一部分：函数基础入门

在学习具体函数之前，我们必须先理解什么是函数,以及Excel是如何处理函数的。

什么是函数？

你可以把函数理解为Excel预先编写好的一段“公式”，它接收一些你提供的参数（比如数字、单元格地址等），然后按照预设的规则进行计算，最后返回一个结果。

一个简单的比喻：

• 函数：就像一个计算器上的“开方”按钮。
• 参数：你想开方的那个数字（16）。
• 输入：你按下“开方”按钮,然后输入16。
• 结果：计算器显示 4。

在Excel中，这个过程就是 =SQRT(16)，结果就是 4。

函数的基本结构

一个标准的Excel函数由以下几个部分组成：

= 函数名( 参数1, 参数2, ... )

• 等号 ：这是所有公式的必须开头，告诉Excel“我这里要开始计算了，而不是输入普通文本”。
• 函数名：函数的名称，如 SUM (求和), AVERAGE (平均值), VLOOKUP (查找) 等，Excel 2010不区分大小写，=sum(a1:a5) 和 =SUM(A1:A5) 效果完全一样。
• 括号 ：紧跟在函数名后面，用来包裹参数。括号必须成对出现。
• 参数：函数计算所需要的数据，参数可以是：
  • 常量：直接输入的数字、文本（如 100, "北京"）。
  • 单元格引用：单元格的地址（如 A1, B2:C5）。
  • 其他函数：函数可以嵌套使用（如 =SUM(A1:A10, AVERAGE(B1:B10))）。
  • 表达式：如 A1+B1。

如何插入函数？（三种方法）

手动输入（适合熟练用户） 如果你对函数很熟悉，可以直接在单元格或编辑栏中输入 和函数名。

使用“插入函数”按钮（最推荐新手） 这是最简单、最不容易出错的方法。

1. 选中你想要显示结果的单元格。
2. 点击编辑栏左侧的 fx 按钮（或者转到 公式 选项卡，点击 插入函数）。
3. 弹出 “插入函数” 对话框。
4. 你可以在 “搜索函数” 框中输入中文描述（如“求和”），然后点击“转到”,Excel会推荐相关函数。
5. 也可以从 “或选择类别” 中选择函数类别（如“常用函数”）,然后在下方的列表中选择具体函数。
6. 选择后点击“确定”，会弹出 “函数参数” 对话框，它会引导你填写每个参数的含义,非常友好。

第二部分：Excel 2010 常用函数详解

我们将按照功能分类，介绍一些最核心、最常用的函数。

数学与三角函数

SUM - 求和

• 作用：计算一组数值的总和。
• 语法：=SUM(number1, [number2], ...)
• 参数：number1 是必需的,后续参数是可选的。
• 示例：
  • =SUM(A1:A10)：计算A1到A10单元格区域所有数字的总和。
  • =SUM(A1, A3, A5)：计算A1、A3、A5三个单元格的总和。

AVERAGE - 计算平均值

• 作用：计算一组数值的算术平均值。
• 语法：=AVERAGE(number1, [number2], ...)
• 示例：=AVERAGE(B1:B10)：计算B1到B10的平均值。

COUNT - 计数（数字个数）

• 作用：统计参数列表中包含数字的单元格个数。
• 语法：=COUNT(value1, [value2], ...)
• 示例：=COUNT(C1:C20)：统计C1到C20区域中有多少个单元格包含数字，如果单元格是文本或空白,则不计入。

COUNTA - 计数（非空单元格个数）

• 作用：统计参数列表中非空单元格的个数（包括文本、数字、错误值等）。
• 语法：=COUNTA(value1, [value2], ...)
• 示例：=COUNTA(D1:D100)：统计D列中从第1行到第100行有多少个单元格有内容。

MAX / MIN - 求最大值 / 最小值

• 作用：返回一组数值中的最大值或最小值。
• 语法：=MAX(number1, ...) / =MIN(number1, ...)
• 示例：
  • =MAX(E1:E100)：找出E列中的最高分。
  • =MIN(F1:F100)：找出F列中的最低价。

逻辑函数

IF - 条件判断

• 作用：这是Excel中最重要、最强大的函数之一，它根据你设定的条件,返回不同的结果。
• 语法：=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
• 参数：
  • logical_test：条件，是一个能返回TRUE或FALSE的表达式（如 A1>60）。
  • value_if_true：当条件为真 时返回的值。
  • value_if_false：当条件为假 时返回的值。
• 示例：
  • 基础IF：=IF(A1>60, "及格", "不及格")，如果A1单元格的值大于60，显示“及格”，否则显示“不及格”。
  • 嵌套IF：=IF(A1>=90, "优秀", IF(A1>=60, "及格", "不及格"))，可以判断多个条件，先判断是否优秀,如果不是再判断是否及格。

AND / OR - 逻辑组合

• 作用：通常与 IF 函数结合使用,判断多个条件是否同时成立或至少有一个成立。
• 语法：=AND(logical1, logical2, ...) / =OR(logical1, logical2, ...)
• 示例：
  • AND：=IF(AND(A1>60, B1>60), "双科及格", "未双科及格")，只有当A1和B1都大于60时，才显示“双科及格”。
  • OR：=IF(OR(A1="北京", A1="上海"), "一线城市", "其他城市")，如果A1是“北京”或“上海”中的任意一个，就显示“一线城市”。

文本函数

CONCATENATE 或 & - 文本合并

• 作用：将多个文本字符串合并成一个。
• 语法：=CONCATENATE(text1, text2, ...) 或者更简单的用连接符 &。
• 示例：
  • =CONCATENATE(A2, " ", B2)：将A2单元格的值、一个空格、B2单元格的值合并。
  • =A2 & " " & B2：效果完全一样，但更常用、更直观。
  • =A2 & "先生/女士"：在A2文本后加上称谓。

LEFT / RIGHT / MID - 文本提取

• 作用：从文本字符串的左侧、右侧或中间提取指定长度的字符。
• 语法：
  • =LEFT(text, num_chars)：从左边提取 num_chars 个字符。
  • =RIGHT(text, num_chars)：从右边提取 num_chars 个字符。
  • =MID(text, start_num, num_chars)：从 start_num 位置开始，提取 num_chars 个字符。
• 示例：
  • A1 单元格内容为 "北京市海淀区"。
  • =LEFT(A1, 2) 结果为 "北京"。
  • =RIGHT(A1, 3) 结果为 "海淀区"。
  • =MID(A1, 4, 3) 结果为 "海淀"。

LEN - 计算文本长度

• 作用：返回文本字符串中的字符个数。
• 语法：=LEN(text)
• 示例：=LEN(A1)，如果A1是 "Hello"，结果为 5。

查找与引用函数

VLOOKUP - 垂直查找（核心中的核心）

• 作用：在一个表格的首列中查找一个值,并返回该行中指定列的值。
• 语法：=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
• 参数详解：
  1. lookup_value：要查找的值（你已知的值）。
  2. table_array：查找区域（一个包含查找值和返回值的表格区域）。
  3. col_index_num：返回列序号，在查找区域中，你想要返回的结果是第几列（从1开始计数）。
  4. [range_lookup]：匹配方式。
     • TRUE 或 省略：模糊匹配（默认）,查找区域的第一列必须按升序排序。
     • FALSE：精确匹配，这是最常用的方式，它会精确查找你指定的值，找不到就返回错误值 #N/A。
• 示例：
  • 假设有一个员工表： | | A | B | C | D | |---|---|---|---|---| | 1 | 员工ID | 姓名 | 部门 | 工资 | | 2 | 1001 | 张三 | 销售部 | 5000 | | 3 | 1002 | 李四 | 技术部 | 6000 | | 4 | 1003 | 王五 | 财务部 | 5500 |
  • 你想根据员工ID（1002）查找他的姓名。
  • 公式为：=VLOOKUP(1002, A2:D4, 2, FALSE)
  • 解释：在 A2:D4 区域中，精确查找 1002，找到后，返回该行的第 2 列的值，即 "李四"。

第三部分：函数进阶技巧

相对引用、绝对引用和混合引用

这是理解函数（特别是拖拽填充）的关键。

• 相对引用（默认）：A1，当你拖拽公式时，引用的单元格会相对移动。
  • 在 B1 单元格输入 =A1，向下拖拽到 B2，公式会自动变成 =A2。
• 绝对引用：$A$1，使用 符号锁定行和列，拖拽公式时，引用的单元格永远不会改变。
  • 在 B1 单元格输入 =$A$1，向下拖拽到 B2，公式仍然是 =$A$1。
• 混合引用：$A1 或 A$1。
  • $A1：列锁定（A列），行相对，向右拖拽，A列不变；向下拖拽,行号会变。
  • A$1：行锁定（第1行），列相对，向右拖拽，列会变；向下拖拽,第1行不变。

快速切换技巧：选中引用地址（如 A1），按一下 F4 键，会按 A1 -> $A$1 -> A$1 -> $A1 -> A1 的顺序循环切换。

常见错误值解析

• 列宽不够,拉宽列即可。
• #DIV/0!：除数为零,检查你的除数单元格是否为空或为零。
• #N/A：在查找函数（如VLOOKUP）中，表示没有找到匹配的值,这是精确查找时的正常反馈。
• #VALUE!：使用了错误的参数类型,对文本进行了数学运算。
• #REF!：引用了无效的单元格,通常是因为删除了被公式引用的单元格或行列。
• #NAME?：Excel不认识公式中的文本，最常见的原因是函数名拼写错误，或者文本没有用双引号括起来（如 =IF(A1>60, 及格, 不及格) 应该是 =IF(A1>60, "及格", "不及格")）。

名称管理器

为单元格区域或一个复杂的公式定义一个有意义的名称，可以让公式更易读、更易维护。

• 如何定义名称：
  1. 选中你想命名的单元格或区域（如 A2:A100）。
  2. 点击 公式 选项卡 -> 定义的名称 组 -> 定义名称。
  3. 在“名称”框中输入一个名称（如 员工ID），点击“确定”。
• 如何使用：
  • 你的VLOOKUP公式就可以从 =VLOOKUP(1002, A2:D4, 2, FALSE) 变成 =VLOOKUP(1002, 员工档案表, 2, FALSE)，员工档案表”是 A2:D4 的名称。

总结与练习建议

1. 从简单开始：先熟练掌握 SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP 这四个函数，它们能解决80%以上的日常问题。
2. 多用 fx 按钮：初期不要怕麻烦，多使用“插入函数”对话框,它能帮你理解每个参数的含义。
3. 练习，练习，再练习：找一份自己的数据（如工资表、成绩单、销售记录），尝试用函数去分析它。
   • 用 SUM 和 AVERAGE 分析销售数据。
   • 用 IF 给学生评级。
   • 用 VLOOKUP 根据ID查找产品信息。
4. 善用帮助：选中一个函数后，按 F1 键,Excel会提供该函数的官方帮助文档。

希望这份教程能帮助你顺利开启Excel 2010函数的学习之旅！祝学习愉快！