Microsoft Access 数据库完整教程
第一部分：Access 是什么？为什么要学它？
什么是 Access？
（图片来源网络，侵删）
Microsoft Access 是微软公司开发的一款关系型数据库管理系统，它被包含在 Microsoft Office 套件中（有时作为独立应用出售），你可以把它想象成一个超级智能的电子表格。
- 电子表格 (如 Excel)：擅长处理二维表格数据，适合少量、结构简单的数据。
- 数据库 (如 Access)：擅长管理大量、相互关联、结构复杂的数据，能确保数据的准确性、一致性和完整性。
核心优势
- 上手快：对于熟悉 Office 界面直观，易于入门。
- 一体化：在一个文件（
.accdb）中包含了数据表、查询、窗体、报表等所有组件。 - 功能强大：不仅能存储数据，还能通过窗体进行友好的数据输入，通过查询快速筛选和分析数据，通过报表生成专业的打印文档。
- 自动化：可以通过 VBA (Visual Basic for Applications) 编程实现复杂的业务流程和自动化任务。
- 成本低：相比 SQL Server、Oracle 等大型数据库，成本极低，甚至免费（如果已有 Office 许可）。
适用场景
- 小型企业：客户管理、库存管理、订单跟踪、人事档案等。
- 部门级应用：销售业绩统计、项目进度跟踪、会议记录管理等。
- 个人项目：个人财务记账、图书收藏管理、联系人管理等。
- 原型开发：在开发大型应用前，快速构建一个数据模型和功能原型。
第二部分：Access 核心概念入门
在开始动手之前,必须理解几个基本概念，这是设计好数据库的关键。
（图片来源网络，侵删）
数据库
一个 Access 数据库文件（扩展名 .accdb）就是一个完整的数据库，它像一个容器，存放着所有其他对象。
表
- 定义：数据的集合，是数据库的基石，一个数据库通常包含多个表。
- 特点：
- 每个表都有一个唯一的名称。
- 数据以行和列的形式存储。
- 行：称为 记录，代表一个独立的实体（一个客户、一个产品）。
- 列：称为 字段，描述实体的某个属性（客户的姓名、电话、地址）。
- 主键：表中的一个或多个字段，其值能唯一标识每一条记录。主键必须唯一且不能为空，这是建立表之间关系的基础。
关系
（图片来源网络，侵删）
- 定义：在两个或多个表的公共字段之间建立的联系。
- 目的：将分散在不同表中的相关数据连接起来，以便进行查询和报表。
- 类型：
- 一对一：一个表中的记录只与另一个表中的一个记录相关联，较少使用。
- 一对多：最常见的关系，一个表（主表）中的一条记录可以与另一个表（从表）中的多条记录相关联，一个“客户”可以有多张“订单”。
- 多对多：一个表中的记录可以与另一个表中的多条记录相关联，反之亦然，一个“学生”可以选多门“课程”，一门“课程”也可以被多个“学生”选修，在 Access 中，通过创建一个中间表（也称为联接表）来实现多对多关系。
查询
- 定义：根据你设定的条件，从一个或多个表中提取、筛选、组合和计算数据的一种方式。
- 作用：
- 筛选数据：只显示你感兴趣的数据。
- 计算数据：对数据进行汇总、平均、计数等计算。
- 作为数据源：为窗体和报表提供数据，而不是直接从表中读取，这样更灵活且不影响原表数据。
窗体
- 定义：用户与数据库交互的图形界面。
- 作用：
- 数据输入：提供一个友好、直观的界面来向表中添加或编辑数据，避免用户直接操作表格。
- 数据显示：以更美观、更有组织的方式展示数据。
- 导航：通过按钮、菜单等实现数据库操作的导航。
报表
- 定义：用于打印或导出数据的正式文档。
- 作用：
- 数据汇总：对数据进行分组、排序、总计和汇总。
- 专业打印：设计精美的布局，适合打印成文档或分发给他人。
第三部分：实战演练 - 创建你的第一个 Access 数据库
我们将以一个简单的“联系人管理系统”为例，一步步完成。
步骤 1：创建数据库文件
- 打开 Microsoft Access。
- 选择 “空白数据库”。
- 在右侧的 “文件名” 框中，输入你的数据库名称，
联系人管理.accdb。 - 点击 “创建” 按钮，一个新的、空白的数据库文件就创建好了。
步骤 2：设计并创建表
这是最关键的一步,我们将创建两个表：“联系人”表和“公司”表，并建立它们之间的关系。
创建“联系人”表
- 在左侧的导航窗格中,右键单击 “表” 对象，选择 “表设计”。
- 在下方的 “字段名称” 列中，输入字段名：
联系人ID姓名电话手机电子邮箱公司ID(这个字段将用来关联“公司”表)
- 为每个字段设置 “数据类型”：
联系人ID：选择 “自动编号”，这会为每条新记录自动生成一个唯一的数字。姓名：选择 “短文本”。电话：选择 “短文本”。手机：选择 “短文本”。电子邮箱：选择 “短文本”。公司ID：选择 “数字”。
- 设置主键：
- 选中
联系人ID字段。 - 在 “表格工具” 选项卡中，点击 “主键”，你会看到该字段前出现一个钥匙图标。
- 选中
- 保存表：点击左上角的 保存 按钮，命名为
联系人。
创建“公司”表
- 再次右键单击 “表”，选择 “表设计”。
- 输入以下字段：
公司ID(数据类型：自动编号)公司名称(数据类型：短文本)地址(数据类型：短文本)
- 设置主键：选中
公司ID字段，点击 “主键”。 - 保存表,命名为
公司。
步骤 3：建立表关系
我们将“联系人”表和“公司”表关联起来。
- 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
- 在 “关系” 组中，点击 “关系”。
- 如果这是你第一次创建关系,会弹出一个“显示表”对话框，如果没弹出，点击 “关系” 选项卡下的 “显示表”。
- 分别将
联系人表和公司表添加到关系图中。 - 从
公司表中，按住鼠标左键将公司ID字段拖到联系人表中的公司ID字段上。 - 松开鼠标,会弹出 “编辑关系” 对话框。
- 勾选 “实施参照完整性”，这是非常重要的一个选项，它能确保数据的一致性（不能添加一个不存在的公司的联系人）。
- 你会看到关系类型是 “一对多”（公司是一，联系人是多）。
- 点击 “创建”，然后关闭关系窗口，保存关系布局。
步骤 4：创建数据输入窗体
现在我们不直接在表格里输入数据,而是创建一个更友好的窗体。
- 在左侧导航窗格中,确保选中了
联系人表。 - 点击 “创建” 选项卡。
- 在 “窗体” 组中，直接点击 “窗体” 按钮，Access 会自动为你创建一个基于“联系人”表的窗体。
- 你会看到一个漂亮的、可以填写的联系人信息表单。
- 添加公司下拉列表：
- 切换到 “布局视图”。
- 点击“公司ID”旁边的文本框。
- 在出现的 “列表框向导” 中，选择 “使用窗体中的值”，然后点击“下一步”。
- 选择
公司表，并选择公司名称字段作为要显示的列，点击“下一步”。 - 保持默认选择,点击“完成”。
- 当你点击“公司ID”框时，会弹出一个下拉列表，里面显示了所有公司名称，选择即可，无需手动输入ID。
- 保存窗体,命名为
联系人输入窗体。
步骤 5：创建查询
假设我们想查看所有“ABC公司”的联系人。
- 点击 “创建” 选项卡。
- 在 “查询” 组中，点击 “查询设计”。
- 在“显示表”对话框中，添加
联系人表和公司表，Access 会自动通过我们之前建立的关系连接它们。 - 从
联系人表中，将姓名、电话、手机字段拖到下方的设计网格中。 - 从
公司表中，将公司名称字段拖到设计网格中。 - 在
公司名称字段的 “条件” 行中，输入'ABC公司'(注意：文本值需要用单引号括起来)。 - 点击 “运行”（感叹号图标），你会看到查询结果只显示了“ABC公司”的联系人。
- 保存查询,命名为
查询ABC公司联系人。
步骤 6：创建报表
假设我们要打印一份所有联系人的名单。
- 点击 “创建” 选项卡。
- 在 “报表” 组中，点击 “报表”，Access 会基于你当前选中的对象（或所有表）自动生成一个基础报表。
- 切换到 “布局视图” 或 “设计视图” 进行调整，例如添加标题、调整字段顺序和宽度等。
- 保存报表,命名为
联系人名单报表。
第四部分：进阶学习路径
当你掌握了基础操作后,可以探索更高级的功能：
- SQL 视图：在查询设计视图中，右键单击选择 “SQL 视图”，你会看到查询背后的 SQL (Structured Query Language) 代码，学习 SQL 可以让你编写更强大、更复杂的查询。
- VBA 编程：这是 Access 的“超能力”，通过 VBA，你可以：
- 创建复杂的按钮和菜单功能。
- 自动执行重复性任务（如批量数据处理）。
- 开发完整的应用程序界面。
- 处理错误和异常。
- 宏：对于简单的自动化任务，无需编写代码，可以使用宏，宏是一系列操作的集合，可以像录制脚本一样被创建。
- 优化与安全：学习如何压缩和修复数据库以提高性能，以及如何设置用户和权限来保护数据安全。
第五部分：学习资源推荐
- 官方文档：Microsoft 官网有最权威的帮助文档。
- 视频教程：
- Bilibili / YouTube：搜索 "Access 教程"，有大量免费且高质量的中文视频课程，非常适合初学者。
- Udemy / Coursera：有系统性的付费课程，内容更深入。
- 书籍：经典的 Access 书籍如《Access 2025 Bible》等，内容详尽，可以作为案头参考。
- 社区论坛：MSDN 论坛、Stack Overflow 是遇到问题时寻求帮助的好地方。
学习 Access 的最佳路径是：理解核心概念 -> 动手实践小项目 -> 逐步探索高级功能，不要害怕犯错，数据库设计是一个迭代和优化的过程，从一个简单的联系人管理或库存管理开始，你会发现 Access 是一个非常实用且强大的工具，祝你学习顺利！
