Excel 2003 完整教程

本教程分为以下几个部分：

1. 初识 Excel 2003 - 界面介绍和基本概念
2. 基础操作 - 新建、保存、输入数据
3. 数据编辑与格式化 - 让你的表格更美观、易读
4. 公式与函数入门 - Excel 的核心威力
5. 数据管理与分析 - 排序、筛选和汇总
6. 图表制作 - 让数据可视化
7. 打印技巧 - 将表格完美输出到纸上
8. 实用技巧与快捷键 - 提升效率
9. 重要提示：Excel 2003 与新版的区别

第一部分：初识 Excel 2003

启动 Excel 2003

点击 Windows 的“开始”菜单 -> “所有程序” -> “Microsoft Office” -> “Microsoft Office Excel 2003”。

界面介绍

启动后,你会看到以下主要组成部分：

• 标题栏：显示当前正在编辑的文件名（如 “Book1”）和程序名称 “Microsoft Excel”。
• 菜单栏：包含所有 Excel 命令，如“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”和“帮助”,这是最常用的命令集合。
• 工具栏：将常用命令以图标形式展示，方便快速操作，默认会显示“常用”和“格式”工具栏。
  • 自定义工具栏：如果找不到某个按钮，可以点击工具栏最右侧的向下箭头，选择“添加或删除按钮”来自定义。
• 名称框：显示当前选中的单元格地址（如 A1）,也可以在这里直接输入单元格地址来快速跳转。
• 编辑栏：显示当前选中单元格中的内容（无论是数据还是公式）,你可以在这里直接编辑单元格内容。
• 工作表区域：由许多行和列组成的网格,是输入和编辑数据的主要区域。
• 工作表标签：位于工作表区域的左下角，默认有 Sheet1, Sheet2, Sheet3，点击可以切换不同的工作表，右键标签可以进行重命名、插入、删除等操作。
• 状态栏：位于窗口最底部，显示一些状态信息，如“就绪”、“输入”等，以及求和、计数、平均值等计算结果。

基本概念

• 单元格：工作表中的最小单位，由行号（1, 2, 3...）和列标（A, B, C...）构成，如 A1。
• 工作表：由单元格组成的表格，一个 Excel 文件可以包含多个工作表。
• 工作簿：整个 Excel 文件（.xls格式）,它包含了一个或多个工作表。

第二部分：基础操作

新建工作簿

• 启动 Excel 时会自动创建一个空白工作簿。
• 或者，点击菜单栏的“文件” -> “新建”，在右侧的“新建工作簿”任务窗格中选择“空白工作簿”。

保存工作簿

这是最重要的一步！

• 首次保存：点击“文件” -> “保存”或“另存为”，在弹出的对话框中选择保存位置，输入文件名，然后点击“保存”。
• 后续保存：直接点击“保存”按钮（或按快捷键 Ctrl + S）,会覆盖之前的文件。
• 另存为：如果你想保留原文件，同时创建一个新版本，使用“文件” -> “另存为”,可以起一个新名字或保存在新位置。

输入数据

• 选中单元格：用鼠标单击任意单元格,它会被黑色边框包围。
• ：直接在单元格或编辑栏中输入文字、数字、日期等。
• 确认输入：
  • 按 Enter 键：确认输入,并选中下方的单元格。
  • 按 Tab 键：确认输入,并选中右侧的单元格。
  • 按方向键 ：确认输入,并选中相邻的单元格。
  • 按 Esc 键：取消当前输入。

第三部分：数据编辑与格式化

编辑数据

• 修改：双击单元格,或选中单元格后在编辑栏中修改。
• ：选中单元格，按 Delete 键。
• 删除单元格：选中单元格，右键点击 -> “删除”，可以选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”。

设置数据格式

• 选中区域：按住鼠标左键拖动,选中要格式化的单元格区域。
• 使用工具栏：
  • 字体：设置字体、字号、颜色、加粗、倾斜、下划线。
  • 对齐方式：设置文本的水平对齐（左、居中、右）和垂直对齐（上、居中、下）。合并及居中 是一个常用功能,可以将多个单元格合并成一个。
• 使用菜单栏：
  • 右键点击选中的区域 -> “设置单元格格式”。
  • 在弹出的对话框中，你可以进行更详细的设置：
    • 数字：设置数字格式（如货币、会计专用、百分比、日期、时间等）。
    • 对齐：设置文本方向、自动换行等。
    • 字体：比工具栏选项更丰富。
    • 边框：为单元格添加或修改边框线。
    • 图案：为单元格设置背景颜色或底纹。
    • 保护：锁定单元格，防止被修改（需要配合“工具”->“保护”->“保护工作表”使用）。

调整行高和列宽

• 鼠标拖动：将鼠标移动到行号或列标的分隔线上，当鼠标指针变成双向箭头时,按住并拖动即可调整。
• 精确设置：右键点击行号或列标 -> “行高”或“列宽”,输入具体数值。

第四部分：公式与函数入门

什么是公式？

公式是以等号 开头，由单元格引用、运算符、函数和常量组成的表达式。=A1+B1。

常用运算符

• (加)
• (减)
• (乘)
• (除)
• ^ (乘方，2^3 表示 2 的 3 次方)

如何输入公式？

1. 选中要显示结果的单元格。
2. 输入等号 。
3. 输入公式内容，=A1+B1。
4. 按 Enter 键确认。

函数是什么？

函数是 Excel 预设好的公式，用于执行特定计算。SUM (求和), AVERAGE (求平均值)。

常用函数

• SUM (求和)
  • 语法：=SUM(数字1, 数字2, ...) 或 =SUM(单元格区域)
  • 示例：=SUM(A1:A10) 表示计算 A1 到 A10 所有单元格的和。
• AVERAGE (求平均值)
  • 语法：=AVERAGE(数字1, 数字2, ...) 或 =AVERAGE(单元格区域)
  • 示例：=AVERAGE(B1:B5)
• MAX (求最大值)
  • 语法：=MAX(单元格区域)
  • 示例：=MAX(C1:C20)
• MIN (求最小值)
  • 语法：=MIN(单元格区域)
  • 示例：=MIN(C1:C20)
• COUNT (计数)
  • 语法：=COUNT(单元格区域) （只计算包含数字的单元格个数）

使用“插入函数”向导

如果你不记得函数的拼写,可以使用向导：

1. 选中目标单元格。
2. 点击菜单栏的“插入” -> “函数”。
3. 在弹出的对话框中，选择函数类别,然后从列表中选择具体函数。
4. 点击“确定”后，Excel 会引导你输入参数。

第五部分：数据管理与分析

排序

• 选中要排序的数据区域（建议包含标题行）。
• 点击菜单栏的“数据” -> “排序”。
• 在弹出的对话框中，选择主要关键字、次要关键字和第三关键字，并选择“升序”（A-Z, 0-9）或“降序”（Z-A, 9-0）。
• 点击“确定”。

筛选

筛选可以让你只显示符合特定条件的数据。

• 选中数据区域。
• 点击菜单栏的“数据” -> “筛选” -> “自动筛选”。
• 数据列表的每一列标题旁边会出现一个下拉箭头。
• 点击箭头，选择你想要筛选的条件（如“等于”、“前10个”、“自定义...”）。
• 要取消筛选，再次点击“数据” -> “筛选” -> “自动筛选”。

分类汇总

这个功能可以对数据进行分组并计算小计和总计。

• 前提：必须先对数据进行排序（按“部门”排序）。
• 选中数据区域。
• 点击菜单栏的“数据” -> “分类汇总”。
• 在对话框中：
  • 分类字段：选择你想要分组的列（如“部门”）。
  • 汇总方式：选择计算方式（如“求和”、“计数”、“平均值”）。
  • 选定汇总项：选择要对哪些列进行汇总（如“销售额”）。
• 点击“确定”，你可以点击左侧的 1, 2, 3 按钮来查看不同级别的汇总结果。

第六部分：图表制作

图表能让数据更直观。

1. 选中数据：选中要制作图表的数据区域（通常包含标题行和列）。
2. 启动图表向导：点击“插入”菜单 -> “图表”。
3. 选择图表类型：在第一步的向导中，选择一种图表类型（如“柱形图”、“折线图”、“饼图”），然后点击“下一步”。
4. 设置数据源：向导会自动识别你的数据区域，你可以在这里修改，点击“下一步”。
5. 设置图表选项：
   • 输入图表标题、X轴和Y轴标题。
   • 坐标轴：设置是否显示坐标轴。
   • 图例：设置图例的位置。
   • 数据标志：是否在图表上显示具体数值。
   • 设置完成后，点击“下一步”。
6. 放置图表：选择“作为新工作表插入”或“作为其中的对象插入”，对于初学者，建议选择后者,直接放在当前工作表上。
7. 点击“完成”,图表就创建好了。

图表编辑：创建后，你可以直接点击图表的各个元素（标题、图例、柱形等）进行格式修改，或右键点击选择“设置...格式”。

第七部分：打印技巧

1. 页面设置：这是打印前最重要的步骤。
   • 点击“文件” -> “页面设置”。
   • 页面：设置纸张方向（横向/纵向）、缩放比例。
   • 页边距：设置打印内容与纸张边缘的距离，可以勾选“水平居中”和“垂直居中”。
   • 页眉/页脚：添加页码、文件名等信息。
   • 工作表：设置打印区域、是否打印网格线、行号列标等。
2. 打印预览：

   点击“文件” -> “打印预览”，在这里你可以看到打印出来的实际效果,避免浪费纸张。

3. 打印：

   在“打印预览”界面点击“打印”，或在“文件” -> “打印”中设置打印份数等，然后点击“确定”。

第八部分：实用技巧与快捷键

• 填充柄：选中单元格后，右下角有一个黑色小方块，鼠标移上去会变成 ，按住并拖动可以快速填充序列（如 1, 2, 3... 或星期一、星期二...）或复制数据。
• 复制/粘贴：Ctrl + C / Ctrl + V。
• 剪切：Ctrl + X。
• 撤销：Ctrl + Z。
• 恢复：Ctrl + Y。
• 快速求和：选中数据区域和下方的空白单元格，点击工具栏上的 (自动求和) 按钮。
• 冻结窗格：当表格很大时，滚动查看数据时标题会消失，可以选中标题行下方的一行，点击“窗口” -> “冻结窗格”,这样标题行就会固定不动。

第九部分：重要提示：Excel 2003 与新版的区别

1. 文件格式：

   • Excel 2003 默认格式：.xls
   • Excel 2007 及以后默认格式：.xlsx (基于 XML，文件更小，更安全)。
   • 兼容性：新版 Excel 可以打开 .xls 文件，但保存为 .xlsx 格式可以避免文件损坏并利用新功能，Excel 2003 需要安装兼容包才能打开 .xlsx 文件。

2. 界面布局：

   • Excel 2003：使用传统的菜单栏和工具栏。
   • Excel 2007 及以后：引入了 功能区，将命令组织在不同的选项卡（如“开始”、“插入”、“页面布局”）中，功能更集中,但学习成本稍高。

3. 功能增强：

   • 新的函数：新版 Excel 增加了大量函数，如 IFS, SWITCH, CONCAT 等。
   • 表格功能：新版有更强大的“表格”功能，支持自动筛选、汇总和结构化引用。
   • 图表：新版图表更美观,可定制性更强。
   • 条件格式：新版提供了更丰富的条件格式选项，如数据条、色阶、图标集。

4. 安全性：

   • Excel 2003 的安全性相对较弱，更容易受到宏病毒攻击，打开来源不明的 .xls 文件要格外小心。
   • 新版 Excel 在安全机制上做了很多改进。

Excel 2003 的核心操作逻辑（如单元格、公式、排序、筛选）与新版 Excel 是一脉相承的，掌握了 2003，学习新版会非常快，反之亦然，如果你正在使用 2003，这份教程足以应对绝大多数日常工作，如果条件允许，建议逐步过渡到新版 Excel 以获得更好的体验和更多功能。