Microsoft Access 2025 完整入门教程
Access 是一个关系型数据库管理系统，它让你能够轻松地存储、管理和报告大量结构化的数据，相比 Excel，Access 在处理大量相互关联的数据时更高效、更安全。
第一部分：Access 2025 的核心概念
在开始动手之前,我们先了解几个关键术语，这会让你后续的学习事半功倍。
- 数据库: 整个文件的统称，它包含了所有相关的表、查询、窗体、报表等对象，一个
.accdb文件就是一个数据库。 - 表: 数据库的基石，用于存储数据，想象成一个 Excel 工作表，每一列代表一个字段，每一行代表一条记录。
- 字段: 表中的列，定义了数据的类型和属性（如“姓名”、“出生日期”、“电话号码”）。
- 记录: 表中的行，代表一个完整的数据项（如一个客户的所有信息）。
- 主键: 表中一个或多个字段，用于唯一标识每一条记录。“员工ID”可以作为员工表的主键，确保没有两个员工拥有相同的ID。
- 数据类型: 字段中存储的数据的格式，如“文本”、“数字”、“日期/时间”、“是/否”等。
- 关系: 在不同的表之间建立的联系。“订单表”可以通过“客户ID”字段关联到“客户表”，从而知道每一笔订单是哪个客户下的。
- 其他对象:
- 查询: 从一个或多个表中提取特定数据的“问题”，你可以用它来查看、筛选、计算和汇总数据。
- 窗体: 用户与数据库交互的友好界面，主要用于数据的输入、查看和编辑，比直接在表中操作更直观。
- 报表: 将数据以格式化的、适合打印或分发的形式呈现出来。
第二部分：实战演练 - 创建一个“联系人管理”数据库
我们将通过一步步创建一个简单的联系人管理数据库,来学习 Access 的基本操作。
步骤 1：创建新数据库
- 打开 Microsoft Access 2025。
- 你会看到一个欢迎屏幕,点击左侧的“空白数据库”。
- 在右侧的“文件名”框中，输入你的数据库名称，
联系人管理.accdb。 - 点击文件夹图标 “浏览”，选择一个位置来保存你的数据库文件，然后点击“创建”。
步骤 2：创建第一个表 - “联系人信息表”
表是存储数据的地方,Access 提供了多种创建表的方式，我们使用最常用的“视图”方式。
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在右侧的“创建”选项卡中，点击“表设计”。
（图片来源网络，侵删） -
你进入了“设计视图”，你需要定义表的结构。
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定义字段：
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在“字段名称”列中，输入
联系人ID。 -
在“数据类型”列中，选择“数字”。
（图片来源网络，侵删） -
在下方的“常规”属性选项卡中，找到“字段大小”，将其设置为“长整型”。
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勾选“主键”（在工具栏上有一个钥匙图标），这一步至关重要，它确保每个联系人的ID都是唯一的。
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在下一行输入
姓名，数据类型选择“文本”。 -
在下一行输入
公司，数据类型选择“文本”。 -
在下一行输入
电子邮箱，数据类型选择“超链接”。 -
在下一行输入
电话号码，数据类型选择“文本”。 -
在下一行输入
生日，数据类型选择“日期/时间”。
你的表结构应该看起来像这样：
-
-
保存表：
- 点击左上角的“保存”按钮（或按
Ctrl + S）。 - 在弹出的对话框中,输入表名：
联系人信息，然后点击“确定”。
- 点击左上角的“保存”按钮（或按
步骤 3：向表中输入数据
现在表的结构已经建好了,我们来添加一些联系人数据。
-
在顶部功能栏中,点击“视图”按钮（通常有两个箭头图标），从“设计视图”切换到“数据表视图”。
-
你会看到一个空白的表格,列名就是我们刚才定义的字段。
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开始输入数据,对于“联系人ID”，你可以让 Access 自动填充，只需在第一个单元格留空或输入
1，然后按Tab或Enter，下一个单元格会自动出现2，以此类推。示例数据： | 联系人ID | 姓名 | 公司 | 电子邮箱 | 电话号码 | 生日 | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | 1 | 张三 | 科技未来 | zhangsan@tech.com | 13800138000 | 1985-05-20 | | 2 | 李四 | 创新动力 | lisi@innov.com | 13900139000 | 1990-11-15 | | 3 | 王五 | 绿色家园 | wangwu@green.com | 13700137000 | 1978-08-30 |
-
输入完成后,再次点击“视图”按钮切换回“设计视图”，以备后续修改。
步骤 4：创建查询 - “查找特定联系人”
查询可以帮你快速找到需要的信息,而不用每次都翻整个表。
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在左侧的导航窗格中,右键点击你的数据库（
联系人管理.accdb），选择“关闭”，回到 Access 的主界面。 -
点击“创建”选项卡，然后选择“查询设计”。
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会弹出一个“显示表”对话框，由于我们只有一个表，直接点击“添加”，然后关闭该对话框。
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你会看到一个查询设计网格,将
联系人信息表中的姓名、公司和电子邮箱字段拖拽到下方的网格中。 -
在
姓名字段的“条件”行中，输入：Like "李*"，这个条件表示“查找所有以‘李’字开头的姓名”。 -
点击左上角的“运行”按钮（感叹号图标！）。
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查询结果会立即显示出来,你应该能看到“李四”的信息。
步骤 5：创建窗体 - “友好的数据输入界面”
直接在表中输入数据虽然方便,但容易出错，窗体可以提供一个更清晰、更专业的界面。
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确保在左侧导航窗格中选中了
联系人信息表。 -
点击“创建”选项卡。
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在“窗体”组中，直接点击“窗体”按钮。
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Access 会自动为你生成一个美观的窗体布局，并立即切换到“窗体视图”，你可以使用下方的导航按钮（箭头图标）来浏览、添加、编辑和删除联系人记录。
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保存窗体：点击保存按钮，命名为
联系人输入窗体。
步骤 6：创建报表 - “打印或导出联系人列表”
报表用于生成格式化的、适合打印或分发的文档。
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同样,在左侧导航窗格中选中
联系人信息表。 -
点击“创建”选项卡。
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在“报表”组中，点击“报表”按钮。
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Access 会自动生成一个基于该表的报表，并切换到“报表视图”，你可以看到所有联系人被整齐地排列好。
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你可以点击顶部的“打印预览”选项卡，查看报表的打印效果。
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保存报表：点击保存按钮，命名为
联系人列表报表。
第三部分：进阶与资源
恭喜！你已经掌握了 Access 2025 的基本操作，一个完整的数据库应用通常还包含以下内容：
- 创建多个表并建立关系：创建一个“公司表”和一个“联系人表”，通过“公司ID”字段将它们关联起来。
- 使用表单向导：Access 提供了强大的向导，可以帮你快速创建带有子窗体（显示关联数据）的复杂表单。
- 使用查询向导：创建求和、平均值、计数等汇总查询。
- 使用宏：宏是一系列操作的集合，可以让你通过按钮点击等事件自动执行一系列任务（如打开表、运行查询、发送邮件等），无需编写代码。
- 学习 VBA 编程：对于更复杂的应用，可以使用 Visual Basic for Applications (VBA) 来编写自定义函数和过程，实现高度自动化的数据库应用。
学习资源推荐
- 官方文档：Microsoft 官方提供了详尽的帮助文档，按
F1键或在 Access 内部搜索即可访问。 - 在线视频教程：
- Bilibili (B站)：搜索“Access 2025 教程”或“Access 入门”，有大量国内 UP主制作的免费视频教程，非常适合初学者。
- YouTube：搜索 "Access 2025 Tutorial for Beginners"，有非常多高质量的英文教程。
- 在线课程平台：
- Coursera, Udemy, LinkedIn Learning：这些平台上有系统化的 Access 课程，通常包含项目和练习，学习效果更佳。
- 练习：最好的学习方式就是动手实践，尝试用 Access 为自己管理书籍、电影、财务或任何你需要的信息。
希望这份教程能帮助你顺利入门 Microsoft Access 2025！祝你学习愉快！
